قواعد المهام
قاعدة المهمة هي خطوة تلقائية «عندما يقع حدث وتتحقق الشروط — نفِّذ إجراءً». تُزيل القواعد الروتين اليدوي: لا حاجة لتغيير الحالة يدويًا، أو تعيين المسؤول، أو تحديد الموعد النهائي، أو كتابة تعليق متكرر — البوابة تفعل ذلك بنفسها وفق العملية التي وصفتها.
تُضبط القواعد في تبويب «القواعد» من صفحة أتمتة المهام. هذا هو مكان عمل مسؤول العملية في المهام.
متى تحتاج إلى قواعد المهام
هذا مسار مفاهيمي؛ وليس لقطة لواجهة المستخدم ولا دليلاً على حالة البوابة.
يُستحسن إنشاء قاعدة حيث تتكرر الخطوة اليدوية نفسها على المهام. الحالات النموذجية:
- عند إنشاء مهمة من نوع معيّن، يُعيَّن المسؤول مباشرةً؛
- عند انتقال المهمة إلى الحالة «قيد المراجعة»، يُحدَّد الموعد النهائي ويُبلَّغ المدير؛
- عند إضافة تعليق من العميل، يتغيّر المستوى؛
- عند تغيير الموعد النهائي، تُنشأ مهمة فرعية للتذكير تلقائيًا.
إذا كانت الخطوة نادرة أو مختلفة في كل مرة — فلا حاجة إلى قاعدة، والأسهل فعلها يدويًا.
أين تُضبط
هذا مسار مفاهيمي؛ وليس لقطة لواجهة المستخدم ولا دليلاً على حالة البوابة.
افتح صفحة أتمتة المهام. وهي مقسّمة إلى تبويبات:
- القواعد — حدث ← شروط ← إجراء؛
- الفحوصات — فحوصات الحماية الحاجبة قبل العملية (انظر فحوصات الحماية)؛
- الدورية — مهام مجدولة (انظر المهام الدورية)؛
- السجل — ماذا حدث ومتى.
هذه الصفحة تخص تبويب «القواعد». تحتاج الإدارة إلى صلاحيات أتمتة المهام؛ بدونها تظهر القواعد للقراءة فقط.
مِمَّ تتكوّن القاعدة
هذا مسار مفاهيمي؛ وليس لقطة لواجهة المستخدم ولا دليلاً على حالة البوابة.
تُبنى كل قاعدة من ثلاثة أجزاء:
- المُشغِّل — الحدث الذي يُطلق القاعدة.
- الشروط — فحوصات إضافية تُفعَّل عندها القاعدة (اختيارية).
- الإجراء — ما ستفعله البوابة. في قاعدة المهمة يكون الإجراء واحدًا.
أولًا صِف العملية بالكلمات: «عندما… وإذا… — فإذن…»، وبعد ذلك فقط انقلها إلى نموذج القاعدة.
المُشغِّلات
هذا مسار مفاهيمي؛ وليس لقطة لواجهة المستخدم ولا دليلاً على حالة البوابة.
يُختار المُشغِّل من مجموعة أحداث المهمة:
- أُنشئت المهمة؛
- عُدِّلت المهمة؛
- تغيّرت الحالة؛
- تغيّر الموعد النهائي؛
- أُضيف تعليق؛
- سُجِّل الوقت.
في أحداث تغيير الحقل (الحالة، الموعد النهائي) يمكن تحديد من أي قيمة وإلى أي قيمة وقع الانتقال — وهذا يحوّل المُشغِّل العام إلى مُشغِّل دقيق.
الشروط
هذا مسار مفاهيمي؛ وليس لقطة لواجهة المستخدم ولا دليلاً على حالة البوابة.
تضيّق الشروط نطاق التفعيل حتى لا تعمل القاعدة على كل المهام دون تمييز. يفحص الشرط حقل المهمة: مثلًا مشروع معيّن فقط، أو مستوى، أو نوع، أو انتقال محدد «من» ← «إلى». تُجمَع عدة شروط معًا، فلا تُفعَّل القاعدة إلا على الشريحة المطلوبة من المهام.
كلما كانت الشروط أدق، قلّت التفعيلات الخاطئة وكان سجل التشغيل أوضح.
الإجراء
هذا مسار مفاهيمي؛ وليس لقطة لواجهة المستخدم ولا دليلاً على حالة البوابة.
في قاعدة المهمة يُنفَّذ إجراء واحد. تشمل الإجراءات المتاحة:
- تغيير الحالة؛
- تعيين المسؤول؛
- تحديد الموعد النهائي أو إزاحته؛
- إضافة تعليق؛
- إبلاغ المشاركين؛
- إنشاء مهمة فرعية؛
- إنشاء كائن CRM مرتبط (فرصة تجارية أو طلب خدمة).
- إضافة الوسوم؛
- تغيير حقل مخصص في المهمة؛
- تشغيل سير عمل؛
- تقدير الجهد المبدئي.
إذا كان حدث واحد يتطلب عدة إجراءات متتالية أو تفريعًا — فهذا لم يعد قاعدة مهمة، بل روبوت CRM أو سير عمل.
المعاينة قبل التفعيل
مسار مفاهيمي للنطاق والنتائج؛ وليس لقطة شاشة لمعاينة الواجهة.
قبل تفعيل القاعدة، مرّرها عبر المعاينة (المحاكاة): ستُظهر البوابة أي المهام كانت ستنطبق عليها القاعدة وماذا كانت ستفعل، دون تغيير البيانات. المعاينة متاحة بالصلاحية المناسبة.
المعاينة هي الطريقة الرئيسية لعدم تعطيل العمل: فيها تظهر الشروط الواسعة جدًا والتفعيلات غير المتوقعة قبل أن تمسّ القاعدة المهام الحقيقية.
التحقق من الأسماء والسجل
هذا مسار مفاهيمي؛ وليس لقطة لواجهة المستخدم ولا دليلاً على حالة البوابة.
تحقّق في المحرر والسجل من عنوان المهمة المقروء والحدث والإجراء والحالة ونتيجة التشغيل. إذا كانت قيمة ما ناقصة أو تقنية فقط، فاستوضح سياقها من مسؤول القاعدة قبل مشاركتها في تعليق عام.
التفعيل والمِلكية
هذا مسار مفاهيمي؛ وليس لقطة لواجهة المستخدم ولا دليلاً على حالة البوابة.
تبدأ القاعدة بالعمل فقط بعد تفعيلها. يجب أن يكون لكل قاعدة مالك واضح — هو من يتحمّل مسؤولية العملية ومن يُتوجَّه إليه بالأسئلة. يظهر سجل تغييرات القاعدة في القائمة: من غيّر ومتى.
لا تفعّل قاعدة «على سبيل التجربة» على المهام الفعلية دون معاينة ودون مالك — فالقاعدة المنسية ذات الشروط الواسعة تخلق ضجيجًا وأخطاءً.
الحالات والقيود
هذا مسار مفاهيمي؛ وليس لقطة لواجهة المستخدم ولا دليلاً على حالة البوابة.
- القاعدة معطّلة — لا تُفعَّل؛
- لم تجد المعاينة مهامًا مناسبة — الشروط ضيّقة جدًا أو خاطئة؛
- فُعِّلت القاعدة جزئيًا — جزء من المهام لم يجتز الشروط أو الصلاحيات؛
- لا صلاحيات للإدارة — القاعدة متاحة للقراءة فقط؛
- التشغيل محجوب بفحص الحماية — لم يُنفَّذ الإجراء، راجع الفحوصات.
الممارسات الجيدة
هذا مسار مفاهيمي؛ وليس لقطة لواجهة المستخدم ولا دليلاً على حالة البوابة.
- صِف العملية بالكلمات قبل الضبط: «عندما… وإذا… — فإذن…».
- اجعل الشروط دقيقة قدر الإمكان، لا «على كل المهام».
- مرّر المعاينة دائمًا قبل التفعيل.
- عيّن مالكًا لكل قاعدة.
- راجع تبويب «السجل» بانتظام: ماذا فُعِّل وماذا حُجِب.
- حدث واحد — إجراء واحد واضح؛ ابنِ المنطق المعقّد بسير عمل.
الأخطاء الشائعة
هذا مسار مفاهيمي؛ وليس لقطة لواجهة المستخدم ولا دليلاً على حالة البوابة.
تفعيل القاعدة دون معاينة. الشروط الواسعة تغيّر مهامًا غير صحيحة بكثرة، والتراجع مكلف.
صنع مُشغِّل دون شروط. القاعدة «على أي تغيير في الحالة» تُفعَّل كثيرًا جدًا وتُضجِّج السجل.
إخفاء عدة إجراءات في قاعدة واحدة. عندما تحتاج إلى سلسلة أو تفريع، استخدم روبوتًا أو سير عمل، لا تكديس القواعد.
ترك قاعدة دون مالك. عندما تتصرف الأتمتة بشكل خاطئ، يصعب معرفة من يُتوجَّه إليه.
كيف تتحقق من النتيجة
هذا مسار مفاهيمي؛ وليس لقطة لواجهة المستخدم ولا دليلاً على حالة البوابة.
- في تبويب «السجل» يظهر تفعيل القاعدة على المهمة المطلوبة؛
- حصلت المهمة على الحالة أو المسؤول أو الموعد النهائي أو التعليق المتوقع؛
- لم تمسّ القاعدة المهام خارج الشروط؛
- التشغيلات المحجوبة مفهومة (فُعِّل فحص حماية أو لا توجد صلاحيات).
السيناريوهات ذات الصلة
إرشاد مفاهيمي وليس لقطة واجهة أو دليلا على الحالة.