الإكسترانت
يمنح الإكسترانت العملاء والمقاولين وسائر المشاركين الخارجيين مدخل عمل منفصلا إلى LadVen OS. فهم يرون فقط السياق المسموح به: الطلبات والقناة العامة والمستندات والإجراءات المتاحة لدورهم. أما المهام الداخلية والنقاشات الخدمية وبيانات العملاء الآخرين فتبقى مغلقة.
استخدم الإكسترانت عندما يكون من المهم للعميل أن يرى سير العمل ويسلّم المواد، دون أن يحتاج إلى الدخول إلى البوابة الداخلية للشركة.
جانبا الإكسترانت
إرشاد مفاهيمي، وليس لقطة لواجهة المستخدم أو دليلاً على الحالة.
للإكسترانت مكانا عمل، ولكل منهما صفحة توثيق خاصة به:
| الجانب | من يعمل | أين | الدليل التفصيلي |
|---|---|---|---|
| الموظفون | المشرف، مسؤول خدمة العملاء، مدير الحسابات | إدارة الإكسترانت (/extranet-governance) | الإكسترانت للموظفين |
| العملاء | المشاركون الخارجيون: العملاء والمقاولون والشركاء | بوابة العميل (/extranet) | بوابة عميل الإكسترانت |
يربط الموظفون المشاركين الخارجيين ويضبطون الصلاحيات وينشرون المستندات. وينشئ العملاء الطلبات ويتبادلون المراسلات ويستلمون المستندات ويوقعونها.
كيف يعمل الوصول
إرشاد مفاهيمي، وليس لقطة لواجهة المستخدم أو دليلاً على الحالة.
يقوم الوصول الخارجي على ثلاثة عناصر:
- الربط يصل المستخدم بجهة اتصال CRM وشركات العميل ويحدد في أي سياق عميل يعمل.
- سياسة الوصول تحدد ما هو مسموح للمشارك: الطلبات والدردشات والمكالمات والمستندات والمسارات. تحدد سياسة الشركة النطاق العام، وتضبط سياسة جهة الاتصال وصول شخص بعينه، وتظهر النتيجة بوصفها السياسة الفعالة.
- الدعوة — رابط لمرة واحدة للدخول الأول: يعين العميل كلمة المرور بنفسه ويدخل إلى البوابة.
من أين تبدأ
إرشاد مفاهيمي، وليس لقطة لواجهة المستخدم أو دليلاً على الحالة.
- تحقق من أن جهة اتصال العميل وشركته في CRM محدثتان.
- أنشئ الربط في إدارة الإكسترانت: المستخدم وجهة الاتصال والشركات.
- اضبط السياسة الفعالة: ابدأ بالحد الأدنى — إنشاء الطلبات، دردشة الطلب، مسار واحد.
- أصدر الدعوة وسلّمها للعميل عبر قناة موثوقة.
- بعد أول دخول للعميل راجع معه قائمة الطلبات والمستندات.
التعليمات خطوة بخطوة موجودة في دليل الموظفين؛ وما سيراه العميل موصوف في صفحة بوابة العميل.
سيناريوهات نموذجية
إرشاد مفاهيمي، وليس لقطة لواجهة المستخدم أو دليلاً على الحالة.
- ينشئ العميل طلبا أو استمارة عبر نموذج متاح؛
- يدير الفريق النقاش حول الطلب ويرفق الملفات؛
- يستلم العميل المستندات أو العروض أو الفواتير أو مواد الملف ويوقعها؛
- يرى العميل الحالة والخطوة التالية المتوقعة؛
- يدير الموظف المسؤول الوصول والدعوات والارتباط بسياق CRM.
العروض التوضيحية والتدريب دون بيانات العميل
إرشاد مفاهيمي، وليس لقطة لواجهة المستخدم أو دليلاً على الحالة.
يعرض الإكسترانت بيانات شخصية للعميل: جهات اتصال وشركات وملفات وروابط دعوة وبريدا إلكترونيا وأرقام هاتف وسجل مراسلات ومستندات. لا تخرج هذه البيانات من سياق العمل — لا إلى المواد التدريبية، ولا إلى العروض التوضيحية، ولا إلى المراسلات مع عملاء آخرين.
لتدريب الموظفين وللعروض التوضيحية جهز بيئة اختبارية:
- أسماء محايدة للموظفين والعملاء والشركات؛
- طلبات اختبارية بلا عقود حقيقية أو هواتف أو بريد إلكتروني أو روابط خاصة؛
- ملفات آمنة بلا محتوى يخص العملاء؛
- دعوات ملغاة أو لمرة واحدة بلا رموز نشطة.
إذا ظهر في تسجيل أو لقطة شاشة عميل حقيقي أو عنوان أو رابط دعوة نشط، فلا توزع هذه المادة — أعد إعدادها من جديد على بيانات اختبارية.
ممارسات جيدة
إرشاد مفاهيمي، وليس لقطة لواجهة المستخدم أو دليلاً على الحالة.
- افصل السياق الخارجي عن الداخلي: يجب ألا تعرض بوابة العميل الملاحظات الخدمية والمهام الداخلية والبيانات التقنية.
- ابدأ بالحد الأدنى من الوصول ووسّعه عند الحاجة.
- تحقق من السياسة الفعالة بعد تغيير الشركة أو جهة الاتصال أو الصلاحيات.
- ألغ الدعوات وعمليات الربط القديمة عند انتهاء التعاون.
- احتفظ بالنقاش داخل العنصر الذي يخصه: طلب أو مستند أو قناة عامة.
سيناريوهات للأعمال
إرشاد مفاهيمي، وليس لقطة لواجهة المستخدم أو دليلاً على الحالة.
أقسام مرتبطة
إرشاد مفاهيمي، وليس لقطة لواجهة المستخدم أو دليلاً على الحالة.