الملف الشخصي والإعدادات الشخصية
يتحكم الملف الشخصي في كيفية ظهور المستخدم للفريق وكيف تعمل البوابة له شخصيا: الاسم وبيانات الاتصال واللغة والمنطقة الزمنية وكلمة المرور والصورة والإشعارات وخلفية الواجهة وكلمة مرور منفصلة لتوصيل القرص عبر WebDAV.
حافظ على تحديث الملف الشخصي. أي خطأ في الاسم أو اللغة أو المنطقة الزمنية أو الإشعارات يتحول بسرعة إلى مواعيد فائتة وتكليفات غير صحيحة وتواصل غير واضح.
أين يوجد
افتح الملف الشخصي (/profile) من قائمة المستخدم أو من التنقل الجانبي. قد تختلف الأقسام المتاحة حسب إعدادات البوابة والمتصفح والصلاحيات.
الأقسام الرئيسية:
- البيانات الشخصية والمنصب والهاتف وتاريخ الميلاد والصورة؛
- لغة الواجهة والمنطقة الزمنية؛
- تغيير كلمة المرور؛
- كلمة مرور تطبيق للوصول إلى القرص عبر WebDAV؛
- خلفية الواجهة لسطح المكتب والجوال؛
- قنوات الإشعارات ووضع "عدم الإزعاج"؛
- نطاقات الإشعارات: المهام وCRM والدردشات والبريد والمستندات.
أول دخول
بعد أول دخول، راجع الملف الشخصي قبل بدء العمل النشط:
- تأكد من أن الاسم واللقب واضحان للزملاء.
- أضف المنصب ورقم الهاتف المهني إذا كانت الشركة تستخدمهما.
- اختر لغة الواجهة أو اترك لغة البوابة.
- تحقق من المنطقة الزمنية.
- غيّر كلمة المرور المؤقتة إذا أصدرها المسؤول.
- تحقق من إشعارات المهام وCRM والمستندات.
إذا فتح الملف الشخصي ببيانات شخص آخر، فلا تعدلها يدويا. أنه الجلسة وأبلغ المسؤول.
مراجعة الملف الشخصي بانتظام
لا تراجع الملف الشخصي عند الدخول الأول فقط. كرر المراجعة إذا غيّر الموظف القسم أو الدور أو البلد أو الجهاز أو المتصفح أو جدول العمل:
- الاسم والمنصب وبيانات الاتصال واضحة للفريق؛
- اللغة والمنطقة الزمنية تناسب العمل الحالي؛
- الإشعارات مفعلة للعمليات التي تتحمل فيها مسؤولية النتيجة؛
- تمت إعادة إصدار كلمة مرور WebDAV إذا كان الجهاز أو الوصول قد تعرض للخطر؛
- الصورة والخلفية لا تكشف مستندات أو عملاء أو رموز QR أو عناوين أو بيانات شخصية.
إذا كان الإعداد يؤثر في المواعيد أو القبول أو العملاء أو الأمان، فتحقق منه مباشرة بعد التغيير لا في نهاية يوم العمل.
البيانات الشخصية والصورة
يساعد الاسم واللقب والمنصب والهاتف والصورة الزملاء على فهم المسؤول عن العمل بسرعة. هذا مهم خصوصا عندما يعمل الفريق عبر المهام والدردشات وCRM والتقويم.
يمكن في الملف الشخصي تحديد تاريخ الميلاد. وبناء عليه، يظهر في دليل الموظفين بجوار الصورة في يوم الميلاد نفسه شارة تهنئة — من دون ذكر السنة وفي ذلك اليوم فقط. هذه بيانات شخصية: أدخل التاريخ فقط إذا كنت مستعدا لأن يرى الزملاء الشارة. ويفعّل كل موظف لنفسه عرض شارات أيام الميلاد في الدليل أو يعطّله — إنه إعداد عرض شخصي، لا سياسة على مستوى الشركة. وإذا أُدخل التاريخ خطأ، نبّهتك البوابة برسالة مفهومة.
يغطي الملف الشخصي الجزء الشخصي. أما القسم والدور والصلاحيات الإدارية والوصول إلى مساحات العمل فتدار عادة بواسطة المسؤول في الموظفين والأقسام ومجموعات العمل وسياسات الوصول.
استخدم صورة محايدة لا تتضمن مستندات أو بطاقات دخول أو رموز QR أو أرقام هاتف أو عناوين خاصة أو مواد عملاء. إذا لم تعد الصورة مناسبة، فاحذفها أو ارفع صورة جديدة.
لغة الواجهة
تحدد لغة الملف الشخصي واجهة البوابة لمستخدم محدد. إذا اختيرت لغة البوابة، يرث المستخدم لغة الشركة العامة. إذا اختيرت لغة شخصية، تعرض البوابة الواجهة بها عندما تكون تلك اللغة متاحة.
استخدم اللغة الشخصية عندما يعمل الموظف بلغة مختلفة عن اللغة الأساسية للشركة. بعد تغيير اللغة، حدّث الصفحة وتحقق من أن القوائم والمهام وCRM والإشعارات تظهر كما هو متوقع.
إذا بقي جزء من الواجهة بلغة أخرى، فسجل المسار والشاشة. يجب إصلاح هذه المشكلة في المنتج، لا الالتفاف عليها في الوثائق أو اللقطات.
المنطقة الزمنية
تؤثر المنطقة الزمنية في مواعيد المهام والتقويم والتذكيرات وسجل الأحداث وSLA ووقت الرسائل. تحقق منها مباشرة بعد أول دخول، خصوصا إذا كان الفريق يعمل في عدة دول.
إذا بدت مواعيد المهام مزاحة، فتحقق أولا من المنطقة الزمنية في الملف الشخصي، ثم من إعدادات التقويم والمتصفح. لا تغيّر مواعيد المهام لتعويض منطقة زمنية خاطئة.
كلمة مرور الحساب
غيّر كلمة المرور من الملف الشخصي فقط، واحفظها بعيدا عن ملفات العمل والدردشات والمهام. إذا طلبت البوابة كلمة المرور الحالية للتغيير، فأدخلها أولا، ثم أدخل كلمة المرور الجديدة.
لا ترسل كلمة المرور إلى الزملاء. إذا احتاج موظف إلى الوصول، فأنشئ حسابه أو استعده من إدارة المستخدمين. إذا كان هناك خطر تسريب، غيّر كلمة المرور وأبلغ المسؤول.
الأمان و2FA
يتضمن الملف الشخصي قسما للأمان متعدد العوامل: يتطلب التفعيل كلمة المرور الحالية وتطبيق مصادقة TOTP وحفظ رموز الاسترداد. يشرح دليل 2FA الأجهزة الموثوقة والتعطيل وإعادة الضبط. لا تعرض رمز QR أو رموز الاسترداد في لقطات الشاشة أبدا.
كلمة مرور WebDAV للقرص
يستخدم توصيل القرص عبر WebDAV كلمة مرور تطبيق منفصلة. كلمة مرور الحساب الأساسية لا تناسب هذا الغرض. تظهر كلمة مرور التطبيق فقط عند الإصدار أو إعادة الإصدار، لذلك احفظها في مدير كلمات مرور موثوق مباشرة بعد إنشائها.
استخدم WebDAV عندما تحتاج إلى توصيل قسم كقرص شبكة في Finder أو Windows Explorer أو عميل ملفات. قبل التوصيل، تحقق من أنك تعمل مع القسم الصحيح وأنك تفهم حدود الوصول.
إذا كان هناك شك في أن كلمة مرور التطبيق أصبحت معروفة للغير، فأعد إصدارها. يجب ألا يستخدم الإصدار القديم بعد ذلك. لا تنشر لقطات تظهر فيها بيانات دخول WebDAV أو البريد الإلكتروني أو كلمة المرور المولدة.
الإشعارات
يمكن إعداد قنوات الإشعارات العامة في الملف الشخصي:
- الرسائل المنبثقة؛
- إشعارات push في المتصفح؛
- الصوت؛
- المؤشر في تبويب المتصفح؛
- وضع "عدم الإزعاج"؛
- الإشعارات المهمة أثناء وضع "عدم الإزعاج".
يظهر مفتاح البريد الإلكتروني فقط عندما يكون ملف البريد النظامي مضبوطا ومفعلا ويكون ناقل البريد متاحا. إذا كانت القناة غير متاحة، يعرض الملف الشخصي السبب ويبقي المفتاح معطلا؛ وهذا ليس فشلا في حفظ الإعدادات الشخصية.
يمكن أيضا إدارة نطاقات الإشعارات:
- المهام - التكليفات والتعليقات والتفاعلات وقوائم التحقق وتغييرات المهام.
- CRM - التكليفات ورسائل العملاء والإشارات والتعليقات والمراحل والحقول.
- الدردشات - الرسائل والإشارات والمكالمات الواردة والفائتة.
- البريد - الرسائل الجديدة.
- المستندات - التغييرات والتوقيع والتبادل الوارد وحالات التوقيع.
لا توقف كل الإشعارات بلا سبب. يحتاج المدير والمنفذ إلى إشارات مختلفة، لكن الأحداث الحرجة في المهام والعملاء والمستندات يجب أن تبقى مرئية.
إذن push في المتصفح
تعتمد إشعارات push على مستويين: إعداد الملف الشخصي وإذن المتصفح. إذا كان المتصفح يحظر push، فلن يستطيع الملف الشخصي تسليمه حتى إذا كان الإعداد مفعلا.
إذا لم يعمل push:
- تحقق من حالة الإذن في الملف الشخصي.
- اسمح بالإشعارات لموقع العمل في إعدادات المتصفح.
- تأكد من تفعيل push والنطاقات المطلوبة في الملف الشخصي.
- تحقق من وضع "عدم الإزعاج".
- حدّث الصفحة واختبر الإشعار على حدث تجريبي آمن.
لا تطلب من الموظف تعطيل جميع إعدادات أمان المتصفح. يجب أن يكون الإذن محددا لنطاق العمل فقط.
خلفية الواجهة
خلفية الواجهة إعداد شخصي للمظهر. يمكن استخدام صورتين منفصلتين لسطح المكتب والجوال. يجب أن تساعد الخلفية على العمل، لا أن تعيق قراءة المهام وCRM والمستندات والرسائل.
استخدم صورا هادئة بلا نصوص أو تفاصيل صغيرة أو تباين قوي. إذا أضعفت الخلفية قابلية القراءة، فأوقفها أو استبدلها.
لا ترفع خلفية تحتوي بيانات خاصة أو مستندات عملاء أو لقطات محادثات أو عناوين تقنية أو رموز QR أو مخططات داخلية.
تأثيرات سطح الواجهة
يمكن اختيار تأثيرات السطح للمتصفح الحالي من الملف الشخصي: تلقائي يتبع تفضيلات النظام أو الجهاز، وزجاجي يبقي الشفافية والتمويه مفعّلين، بينما يعطّل مصمت/أداء كليهما. قد ينتقل الوضع التلقائي إلى مظهر مبسّط إذا تطلب الجهاز أو النظام ذلك. يغيّر هذا الإعداد المظهر فقط ولا يغيّر بيانات المهام أو CRM أو المستندات؛ اختر مصمت/أداء إذا أصبحت الواجهة بطيئة.
ماذا تفعل عند المشكلات
| المشكلة | ما الذي يجب فحصه |
|---|---|
| الواجهة بلغة غير صحيحة | لغة الملف الشخصي، لغة البوابة، تحديث الصفحة، توفر الترجمة للشاشة المطلوبة. |
| المواعيد تبدو مزاحة | المنطقة الزمنية في الملف الشخصي، التقويم، المنطقة الزمنية في المتصفح أو الجهاز. |
| Push لا يصل | إذن المتصفح، تفعيل push في الملف الشخصي، نطاق الإشعارات، وضع "عدم الإزعاج". |
| لا يمكن تغيير كلمة المرور | كلمة المرور الحالية، متطلبات كلمة المرور الجديدة، نشاط الحساب. |
| WebDAV لا يتصل | كلمة مرور التطبيق المنفصلة، بيانات الدخول الصحيحة، الوصول إلى القسم المطلوب، إعادة إصدار كلمة المرور. |
| الخلفية تعيق العمل | أوقف الخلفية، ارفع صورة أقل تباينا أو استخدم صورتين مختلفتين لسطح المكتب والجوال. |
لقطات آمنة
استخدم حسابا تجريبيا فقط لتوثيق الملف الشخصي:
- اسم ومنصب وصورة محايدة؛
- بريد وهاتف تدريبيان؛
- كلمات مرور فارغة أو مخفية؛
- إعداد WebDAV آمن بلا كلمة مرور مولدة ظاهرة؛
- خلفية محايدة بلا مستندات أو بيانات خاصة؛
- واجهة مترجمة للغة المختارة؛
- إشعارات بلا عملاء أو مستندات أو رسائل أو أشخاص حقيقيين.
لا تنشر لقطات تظهر فيها عناوين بريد حقيقية أو رقم هاتف أو تسجيل دخول أو كلمة مرور WebDAV أو روابط خاصة أو ملفات حقيقية أو نص تقني داخلي أو مزيج لغات.
ممارسات جيدة
- تحقق من اللغة والمنطقة الزمنية مباشرة بعد أول دخول.
- حافظ على وضوح الاسم والمنصب وبيانات الاتصال للفريق.
- لا تستخدم صورة أو خلفية شخصية إذا كانت تكشف معلومات خاصة.
- اترك مفعلة الإشعارات التي تؤثر في المواعيد والعملاء.
- تحقق من إذن push في المتصفح بعد تغيير الجهاز.
- أعد إصدار كلمة مرور WebDAV عند أي شك أمني.
- بعد تغيير إعدادات مهمة، حدّث الصفحة وتأكد من أن البوابة تبدو كما هو متوقع.
سيناريوهات مرتبطة