الوثائق
تجعل الوثائق في LadVen OS ملفات العمل قريبة من العملية نفسها: مهمة، بطاقة CRM، عميل، مجموعة عمل أو workflow. الوثيقة ليست مجرد ملف مخزن. يجب أن توضح ما هي المادة، ولأي قضية تنتمي، وما هي النسخة الحالية، ومن يجب أن يراجعها أو يوقعها، وما الخطوة التالية.
استخدم الوثائق كطبقة عمل مضبوطة، وليس كمجلد لمرفقات عشوائية.
أين توجد
المناطق الأساسية:
- الوثائق (
/documents) - قائمة الوثائق وبطاقات العمل؛ - بطاقة الوثيقة - الملفات، الحالة، الروابط، الإجراءات، السجل والتعليقات؛
- قوالب الحزم (
/documents/templates) - مجموعات وثائق متكررة للمهام وCRM والعملاء ومجموعات العمل؛ - التبادل الوارد (
/documents/exchange/inbound) - معالجة الوثائق التي وصلت عبر تبادل خارجي؛ - كتل مرتبطة داخل المهام وCRM والإكسترانت ومساحات العمل.
تعتمد الإجراءات المتاحة على الصلاحيات، ونوع الوثيقة، والعنصر المرتبط، وسياسة التوقيع أو التبادل.
الإعدادات المسبقة والمرشحات في السجل
يوفر السجل العام إعدادات الكل وملكي ومشارك ووارد ويتطلب إجراء ومتأخر. يتطلب «ملكي» و«مشارك» المستخدم الحالي؛ ويحدد «يتطلب إجراء» المستندات التي تنتظر التوقيع، بينما يستخدم «وارد» و«متأخر» ترتيباً خاصاً بهما. يقسم مرشح حالة الارتباط إلى الكل ومرتبط وغير مرتبط، ولا يظهر إلا خارج سياق مهمة أو فرصة أو عميل أو مصدر. يضيّق البحث والحالة والنوع النتائج؛ ويحفظ الرابط الإعداد المسبق والترتيب وحالة الارتباط ونطاق العرض المختار. يقيّد المصدر فقط النتائج بالكائن المصدر، بينما يضم مع السجلات الفرعية السجلات الفرعية المرتبطة. تصف العدادات مجموعة النتائج المطابقة كاملة، لا الصفحة المحملة فقط. تعني النتيجة الفارغة عدم وجود تطابق للفلاتر، لا حذف المستندات.
حدد عدة صفوف لبدء تنزيل المستندات المختارة. تنزّل البوابة الملفات أو حزم العرض المتاحة بالتتابع، ولا تنشئ أرشيفا واحدا. تُتجاوز الصفوف التي لا تملك رابط تنزيل أو صلاحية تنزيل، وتعرض النتيجة عدد الصفوف المتجاوزة. تحقق من الصلاحيات والمستندات المختارة قبل البدء. يؤدي النقر على الصف إلى فتح بطاقته، ويفتح رابط الملف علامة تبويب جديدة، بينما يبدأ عنصر التحكم المنفصل التنزيل؛ وإذا لم يتوفر رابط ملف صالح، يختفي شريط إجراءات الصف. افتح قائمة إجراءات الصف من النقاط أو الإجراء السياقي لفتح البطاقة أو الملف، أو تنزيل الملف الرئيسي أو حزمة العرض، أو تنفيذ الإجراء الرئيسي المتاح، أو فتح سجل مرتبط، أو نسخ رابط. إذا لم يكن الإجراء مسموحا، تعرض القائمة السبب بدلا من الإيحاء بالنجاح؛ وتتحكم بها مفاتيح Esc والأسهم وEnter، وتغلق على الهاتف عند النقر خارجها.
مسار العمل
- أنشئ الوثيقة أو افتحها من السياق الصحيح: مهمة، فرصة، عميل، مشروع أو قائمة الوثائق.
- استخدم اسما ونوعا واضحين: عقد، فاتورة، محضر، عرض، مواد قضية، وكالة أو نوع عمل آخر.
- في نافذة تحميل ملف يكون الملف وعنوان الوثيقة إلزاميين. ويمكنك اختياريا البحث عن عميل أو مشروع أو كيان قانوني أو فرصة أو مهمة وربط الوثيقة به؛ وإذا لم تختر سياقا، يمكنك تحميلها بلا رابط ثم ربطها لاحقا. تعني حالات البحث «جار التحميل» أو «لا نتائج» أو «لا صلاحية» الانتظار أو عدم وجود تطابق أو نقص الوصول؛ أعد المحاولة أو راجع الصلاحيات.
- تحقق من النسخة قبل الموافقة، أو الإرسال إلى العميل، أو النشر في الإكسترانت.
- اترك تعليقا: ما الذي تغير، ومن يجب أن يراجع، وما الخطوة التالية.
- إذا كانت مجموعة الوثائق تتكرر، استخدم قالب حزمة.
بطاقة الوثيقة
يجب أن تعرض بطاقة الوثيقة سياق العمل: الاسم، النوع، الحالة، الملفات المرتبطة، العميل أو المهمة، المسؤولين وسجل الإجراءات. إذا كانت الوثيقة مرتبطة بCRM أو المهام أو الإكسترانت، فيجب أن يفهم المستخدم لماذا توجد ومن ينتظر النتيجة.
تجنب أسماء مثل scan.pdf أو final_new_2. الاسم الجيد يساعد الفريق على العثور على الوثيقة من دون فتح الملف.
محرر الوثيقة: النص والتنسيق والجداول
يمكن تحضير نص الوثيقة مباشرة داخل LadVen OS من دون الانتقال إلى محرر مكتبي منفصل. يدعم المحرر المدمج التنسيق (العناوين، القوائم، الإبراز، الروابط) والجداول - وهذا كافٍ لتجميع عرض أو محضر أو تعليمات أو لائحة داخلية في مكان واحد مع بقية العمل على الوثيقة. يبدأ جدول Markdown الجديد بعناوين وعناصر نائبة للخلايا بلغة البوابة النشطة؛ وتُمسح العنصر النائب عند كتابة أول حرف، لذلك لا يتسرّب قالب روسي إلى لغة أخرى.
إذا كانت الوثيقة مجهزة سلفا في Word، فيمكن استيرادها من ملف .docx: ينتقل النص والتنسيق والجداول إلى المحرر، ثم تعيش الوثيقة بعد ذلك داخل البوابة مع الحالة والنسخ والروابط والموافقة. هذا مريح حين تصل المسودة في Word، لكن يلزم بعد ذلك إدارتها كوثيقة عمل لا كمرفق.
لوحة التنسيق مترجمة إلى جميع لغات البوابة. والتنسيق نفسه متاح في التعليقات، لذا يمكن صياغة شرح الوثيقة أو المهمة بشكل مقروء - بقائمة وإبراز وروابط، لا كنص متصل.
ما الذي يجب تجنبه. لا تنقل إلى المحرر تنسيقا معقدا من Word بحثا عن نسخة طبق الأصل - فالبوابة تحفظ وثيقة عمل لا تصميم نموذج مطبوع. وإذا كنت تحتاج تحديدا إلى التنسيق أو التصميم الأصلي، فأرفق الملف الأصلي كمرفق واحتفظ به كنسخة رئيسية.
قبل الإرسال الخارجي أو التوقيع، تحقق من أن النسخة الحالية مفتوحة. إذا احتوت الوثيقة على عدة ملفات، فحدد الملف الرئيسي والملحقات الداعمة.
لا تحذف نسخة قديمة إذا كانت لازمة لتاريخ الموافقات. اترك تعليقا واضحا يشرح لماذا ظهرت نسخة جديدة.
عند توفر وضع محرر Rich Markdown، ينقل Tab/Shift+Tab التركيز بين خلايا الجدول واحدةً تلو الأخرى. يؤدي الضغط على Tab في آخر خلية من جسم الجدول إلى إضافة صف؛ وينقل Enter إلى الصف التالي في العمود نفسه ويضيف صفاً عند الوصول إلى النهاية. بعد إضافة صف، يُحفظ أول حرف تكتبه؛ ويُجمّع الإدخال المتتابع داخل الخلية في خطوة تراجع واحدة بدلاً من التراجع عن كل حرف على حدة. يتيح Ctrl/Cmd+Z واختصار الإعادة في المنصة (Ctrl+Y أو Cmd+Shift+Z) التراجع عن تعديلات بنية الجدول وإعادتها. تعتمد الاختصارات الدقيقة على وضع المحرر الحالي؛ وقد لا يكون الإصدار المنشور قد لحق بهذا السلوك الموثق، لذلك تحقّق منه قبل الاعتماد عليه.
قوالب الحزم
يصف قالب الحزمة مجموعة وثائق متكررة: ما الوثائق المطلوبة، وما الإلزامي منها، وأين تطبق الحزمة، وما قواعد الموافقة أو التوقيع المستخدمة.
استخدم القوالب للعمليات المتكررة: حزمة بيع، حزمة عقد، طلب خدمة، قضية قانونية، onboarding أو بدء مشروع. لا تنشئ قالبا لحالة واحدة لن يكررها الفريق.
الربط بالمهام وCRM
يجب ربط الوثيقة بعنصر عمل عندما يعتمد التنفيذ عليها. في المهمة، تمنح الوثيقة المنفذ مواد الإدخال والنتيجة المتوقعة. في CRM، تحفظ الأساس التجاري أو القانوني للعمل.
إذا كانت الوثيقة تحتاج إلى إعداد أو مراجعة أو إرسال، فأنشئ مهمة لها مسؤول وموعد. وإذا كانت تخص عميلا، فتحقق من رابط CRM وصلاحيات الوصول.
التوقيع والتبادل
بالنسبة للوثائق التي تذهب إلى تبادل خارجي أو توقيع، تكون الجهة المقابلة، والكيان القانوني، والنسخة الحالية، والحالة هي الأهم. قبل الإرسال، تحقق من أن الوثيقة تخص العميل الصحيح، ولا تحتوي على تعليقات داخلية، وجاهزة لإجراء خارجي.
إذا احتاج التبادل الخارجي إلى متابعة، فلا تتجاوزه بإرسال يدوي غير موثق. قد يعرض السجل رفضا أو حذفا أو خطأ أو فشل استيراد واضحا (rejected وdeleted وerror وimport_failed) مع إجراء عالي الخطورة. لا تعتبر الحالة العادية للوثيقة «جاهزة» نجاحا إذا ظهر بجانبها خطأ في التبادل: تحقق من تسمية المزوّد والسبب وما إذا كانت إعادة المحاولة آمنة. تعني unknown أن المشغّل لم يبلغ عن حالة، ولا تعني أن التبادل اكتمل. ثبت الحالة والخطوة التالية حتى يرى الفريق أين توقفت الوثيقة.
يظهر خطأ التبادل كحالة خطرة من دون موضع على مسار التقدم. إذا كان مطلوبا منك إجراء أيضا، مثل التوقيع أو التأكيد، فلهذا الإجراء الأولوية على رسالة خطأ التبادل. يظهر unknown كتوضيح مستقل بجوار الحالة العادية ولا يعني اكتمال التبادل.
كيف ترسل وثيقة للتوقيع، وتدير الموقعين، وتفتح وصولا خارجيا عبر رابط - في قسم التوقيع والوصول الخارجي إلى الوثائق.
الوثائق الواردة
الوثيقة التي تصل من الخارج يجب فرزها أولا: تحديد العميل أو الفرصة، فحص التكرار، ربطها بمهمة أو بطاقة CRM، وتعيين مسؤول. لا تنقل ملفا واردا إلى القائمة العامة من دون سياق.
إذا احتوت الوثيقة على بيانات شخصية أو مالية أو تعاقدية، فتحقق من الوصول قبل مناقشتها في مهمة أو دردشة أو مساحة إكسترانت.
رقابة المدير
على المديرين مراجعة ما يلي بانتظام:
- وثائق بلا مهمة أو عميل أو بطاقة CRM مرتبطة؛
- حزم ينقصها مستند إلزامي؛
- وثائق تنتظر الموافقة أو التوقيع أو التبادل الخارجي؛
- نسخ قديمة ما زال الفريق يستخدمها؛
- قوالب تنشئ وثائق غير ضرورية أو غير واضحة؛
- ملفات منشورة خارجيا أو في الإكسترانت من دون فحص الوصول.
ممارسات جيدة
- سم الوثائق حسب المعنى العملي: العميل، النوع، الفترة أو النتيجة.
- لا تضع بيانات خاصة في الأوصاف العامة.
- تحقق من النسخة قبل الإرسال أو التوقيع أو النشر في الإكسترانت.
- اربط الوثائق بالمهام أو CRM أو العميل أو مجموعة العمل.
- استخدم القوالب للحزم المتكررة.
سيناريوهات للأعمال
- بوابة العميل للموافقة على المستندات
- مسار المبيعات مع المهام والمستندات
- نظام إدارة علاقات العملاء لشركة المحاماة
- جميع السيناريوهات
أقسام مرتبطة
خريطة مفاهيمية لأقسام المستندات، وليست لقطة شاشة للواجهة ولا دليلاً على بيانات البوابة.