التوقيع والوصول الخارجي إلى الوثائق
عندما تصبح الوثيقة جاهزة، كثيرا ما يلزم عرضها أو توقيعها من الخارج: على عميل أو جهة مقابلة أو شريك. يتيح لك LadVen OS إرسال الوثيقة للتوقيع وفتح وصول خارجي آمن مباشرة من بطاقتها، من دون إرسال الملفات عبر البريد، ومع تتبع من فعل ماذا.
النقطة المهمة: طرق التوقيع الأساسية تعمل مباشرة. الوثيقة المنشأة في البوابة جاهزة للتوقيع من دون ربط خدمة خارجية فقط كي يوقعها العميل. الإعداد الخارجي مطلوب فقط عندما تحتاج الشركة إلى تبادل رسمي ذي حجية قانونية عبر مشغل.
كيفية العمل مع الوثيقة نفسها ونسخها في قسم الوثائق. هنا الحديث عن التوقيع والوصول الخارجي.
ما يعمل مباشرة وما يحتاج إلى إعداد
طرق التوقيع المدمجة تقود إلى وثيقة موقعة من دون خدمات خارجية. أما التبادل الخارجي فهو مسار منفصل يتطلب مشغلا متصلا.
الوثيقة المنشأة من ملف تُدار داخل البوابة، لذلك يمكن استخدام طرق التوقيع المدمجة من دون إعداد إضافي. أما التبادل الإلكتروني الخارجي فهو مسار مستقل يعتمد على المشغل المتصل.
تعني عبارة «متاح مباشرة» أن مسار المنتج موجود؛ لكن الإرسال أو التوقيع يتطلب جلسة نشطة وبها allowedActions.submit=true. تعرض الجلسات المغلقة أو المكتملة أو المرفوضة الحالة والسبب فقط؛ مرفوض حالة نهائية في الواجهة الخلفية، وليس زر رفض مستقلا.
| الحاجة | الإعداد | من يوقع | النتيجة |
|---|---|---|---|
| إنشاء وثيقة من ملف | متاح مباشرة | - | تُدار في البوابة |
| ربطها بعميل | متاح مباشرة | - | مرتبطة ببطاقة CRM |
| نشرها للعرض | متاح مباشرة | - | تظهر عبر رابط وفي الإكسترانت |
| نشرها للتوقيع | متاح مباشرة | - | التوقيع مفعّل |
| زر الموافقة | متاح مباشرة | العميل عبر رابط أو في الإكسترانت | موقعة |
| توقيع مرسوم | متاح مباشرة | العميل عبر رابط أو في الإكسترانت | موقعة |
| رفع ملف موقع | متاح مباشرة | العميل عبر رابط أو في الإكسترانت | موقعة |
| إكمال المدير للتوقيع | فقط عندما تسمح سياسة الوثيقة بالإجراء ويملك الدور الصلاحية | المدير، من دون إجراء من العميل | يعتمد على سياسة الوثيقة |
| تبادل إلكتروني خارجي | يحتاج إلى إعداد مشغل | في النظام الخارجي | التوقيع يتم خارج البوابة |
ببساطة: تستطيع البوابة جمع توقيع عملي مباشرة. ولا يلزم مشغل خارجي إلا عندما تشترط الشركة تبادلا رسميا ذا حجية قانونية.
طلب التوقيع
إرشاد مفاهيمي، وليس لقطة لواجهة المستخدم أو دليلاً على الحالة.
من بطاقة الوثيقة اضغط إرسال للتوقيع. في النموذج تحدد:
- طريقة التوقيع - كيف سيوقع الشخص؛
- الموقعين - عادة عبر البريد الإلكتروني؛ وتقترح البوابة جهات الاتصال من بطاقة CRM المرتبطة. في سيناريو توقيع العميل عبر الإكسترانت قد يُحدَّد عميل CRM تلقائيا، لذلك لا يلزم بريد منفصل دائما؛
- موعد التوقيع - تاريخ نهائي اختياري؛
- نسخة الوثيقة - أي نسخة تُرسل، والافتراضي هو النسخة الحالية.
بعد ذلك تدير البوابة العملية وتعرض الحالة لكل موقع.
من يمكن تعيينه موقعا:
- عميل عبر الإكسترانت - يوقع الموقع من بطاقة CRM المرتبطة داخل بوابة العميل؛
- شخص خارجي عبر رابط عام - يوقع أي شخص حصل على رابط شخصي.
لكل موقع تحفظ البوابة حالة: أرسل، عرض، وقع، رفض أو انتهت المدة. وللطلب كله حالة أيضا، مثل موقّع جزئيا أو مكتمل.
قد يكون الطلب أيضاً مسودة أو في قائمة الانتظار أو ملغى أو فاشلاً. لم تُرسل المسودة بعد، وتعني قائمة الانتظار أنه ينتظر الإرسال. لا تعاود الطلب الملغى أو الفاشل عشوائياً: راجع السبب واحتفظ بأثر التدقيق وأنشئ طلباً جديداً بعد إصلاح السبب فقط.
طرق التوقيع
يقارن المخطط بين الموافقة في البوابة والتوقيع المرسوم ورفع الملف الموقع والتبادل الإلكتروني الخارجي.
يدعم LadVen OS عدة طرق توقيع مدمجة. وهي متاحة من دون خدمات خارجية عندما تسمح الجلسة النشطة بـ allowedActions.submit:
- تأكيد في المتصفح - يضغط الموقع «أوافق» في صفحة الوثيقة. يناسب الموافقات، والإقرارات بالاطلاع، والقرارات الداخلية.
- توقيع مرسوم - يرسم الموقع توقيعه مباشرة على الشاشة، بالماوس أو بالإصبع على الهاتف.
- رفع ملف موقع - يرفع الموقع نسخة ممسوحة أو ملف PDF موقعا. يناسب الحالات التي يتم فيها التوقيع على الورق وإرجاع نسخة ممسوحة.
وهناك مسار منفصل عبر خدمة توقيع أو تبادل خارجية. يفعله المسؤول ويستخدم للتبادل الرسمي للوثائق عبر مشغل.
اختر الطريقة وفق متطلبات الوثيقة: للموافقة الداخلية يكفي التأكيد في المتصفح؛ وللوثائق المهمة استخدم الطريقة المعتمدة في شركتك أو المشغل الخارجي المتصل.
المدير يكمل التوقيع يدويا
إرشاد مفاهيمي، وليس لقطة لواجهة المستخدم أو دليلاً على الحالة.
ليست كل التوقيعات تُجمع عبر الإنترنت. قد يوقع العميل على الورق في اجتماع، أو يرسل نسخة ممسوحة بالبريد، أو يوقع في نظام طرف ثالث. في هذه الحالات قد تعرض بطاقة الوثيقة إجراء إكمال التوقيع يدويا، لكن فقط إذا كان الإجراء متاحا وفق سياسة الوثيقة وكان الدور مخولا به. لا يعني ذلك وجود حقل رفع مستقل في كل بطاقة؛ إذا لم يظهر الإجراء فاحفظ الملف الخارجي وفق المسار الذي تدعمه شركتكم.
عند توفر الإجراء ونجاحه تنتقل الوثيقة إلى حالة موقعة، وتسجل البطاقة ملف الإثبات أو الحدث في السجل. النسخة الممسوحة وحدها لا تثبت أن الوثيقة موقعة.
الروابط الشخصية للموقعين
إرشاد مفاهيمي، وليس لقطة لواجهة المستخدم أو دليلاً على الحالة.
يحصل كل موقع على رابطه الشخصي إلى صفحة التوقيع. يمكن نسخ الرابط وإرساله إلى الموقع بالطريقة المناسبة. عبر الرابط يفتح الشخص الوثيقة، ويطلع عليها، ويوقعها بالطريقة المختارة، من دون الدخول إلى البوابة الداخلية.
لا ترسل رابطا واحدا إلى عدة أشخاص: الرابط مرتبط بموقع بعينه، وعبره يتتبع فعله هو تحديدا.
النشر: العرض والتوقيع الخارجيان
إرشاد مفاهيمي، وليس لقطة لواجهة المستخدم أو دليلاً على الحالة.
إلى جانب طلب التوقيع، يمكن نشر الوثيقة: اضغط فتح الوصول وأصدر رابطا خارجيا بأحد الأوضاع:
- فتح عبر رابط - يرى المشارك الخارجي الوثيقة ويحملها؛
- توقيع خارجي - يجتاز المشارك الخارجي عملية التوقيع.
هذان مساران منفصلان: الفتح عبر رابط يتيح العرض والتنزيل فقط ولا يتحول لاحقا إلى توقيع. إذا كان المطلوب أن يوقّع المستلم، فاختر التوقيع الخارجي من البداية حتى يرتبط الإجراء والحالة بمسار التوقيع الصحيح.
للنشر معايير أمان:
- كيف يمنح الوصول - عبر رابط محمي أو لمستلم محدد ببريد إلكتروني؛
- تاريخ الانتهاء - بعده يتوقف الرابط عن العمل؛
- حد عدد مرات الفتح - يغلق الوصول بعد عدد محدد من الطلبات.
يمكن إغلاق النشر في أي لحظة. يتوقف الرابط فورا عن فتح الوثيقة. أغلق الوصول عندما لا تعود إليه حاجة أو حين يمنح بالخطأ.
التبادل الإلكتروني الخارجي: حدود صادقة
إرشاد مفاهيمي، وليس لقطة لواجهة المستخدم أو دليلاً على الحالة.
للتبادل الرسمي ذي الحجية القانونية، يستطيع LadVen OS العمل مع مشغل خارجي لتبادل الوثائق إذا وصله المسؤول. تُجهز الوثائق الصادرة من بطاقة الوثيقة، وتعود الحالات والنسخ الموقعة إلى البوابة.
من المهم فهم الحدود:
- التوقيع المدمج في البوابة والتبادل الإلكتروني الخارجي شيئان مختلفان؛ التبادل الخارجي ليس مفعلا افتراضيا ويعتمد على المشغل المتصل؛
- دورة التبادل الكاملة - إنشاء وثائق ذات حجية قانونية وإرسالها وتوقيعها عبر مشغل - تكتمل داخل نظام المشغل؛ أما البوابة فتبقي الوثيقة قابلة للإدارة: الحالة، والروابط، والنسخ الموقعة؛
- المشغلون المتاحون يعتمدون على البلد والإعداد؛ لا تفترض أن خدمة بعينها متصلة حتى يضبطها المسؤول.
تبقى طرق التوقيع المدمجة متاحة حتى من دون مشغل خارجي.
ممارسات جيدة
إرشاد مفاهيمي، وليس لقطة لواجهة المستخدم أو دليلاً على الحالة.
- قبل الإرسال للتوقيع، تحقق من أن النسخة الحالية مفتوحة وأن الوثيقة تخص العميل الصحيح.
- تأكد من خلو الوثيقة من التعليقات الداخلية والملاحظات الخدمية قبل الوصول الخارجي.
- اختر طريقة التوقيع حسب نوع الوثيقة: تأكيد المتصفح للموافقات، والتوقيع المرسوم أو التبادل الخارجي للوثائق المهمة.
- إذا تم الحصول على التوقيع خارج البوابة، فثبته بإكمال التوقيع عبر رفع النسخة الممسوحة.
- أرسل لكل موقع رابطه الشخصي، لا رابطا مشتركا.
- ضع تاريخ انتهاء وأغلق النشر عندما لا تعود إلى الوصول حاجة.
أخطاء شائعة
إرشاد مفاهيمي، وليس لقطة لواجهة المستخدم أو دليلاً على الحالة.
- إرسال نسخة قديمة من الوثيقة للتوقيع.
- فتح وصول خارجي من دون إزالة التعليقات الداخلية.
- إرسال رابط واحد إلى عدة موقعين - يضيع التتبع.
- عدم وضع تاريخ انتهاء وعدم إغلاق النشر - يبقى الوصول مفتوحا أطول من اللازم.
- اعتبار التبادل الخارجي مفعلا افتراضيا، رغم اعتماده على إعداد المشغل.
أقسام مرتبطة
إرشاد مفاهيمي، وليس لقطة لواجهة المستخدم أو دليلاً على الحالة.