البريد
البريد في LadVen OS ليس أرشيفا منفصلا للمراسلات. الرسائل المهمة يجب أن تتحول إلى عمل قابل للإدارة: فرصة CRM، مهمة، تعليق، ملف، أو خطوة عميل تالية.
يساعد البريد الفريق على رؤية الرسائل التي تحتاج إلى رد، والرسائل المرتبطة بعميل أو فرصة، ومن يملك المتابعة، وأين تم حفظ نتيجة الاتفاق.
أين يوجد
المناطق الأساسية:
- البريد (
/mailbox) - الصناديق المتصلة، سيناريوهات الربط وقواعد المعالجة؛ - الوارد (
/mailbox/inbox) - قائمة الرسائل، السلاسل، المجلدات، البحث، الإجراءات السريعة وسياق CRM؛ - بطاقة الرسالة (
/mailbox/:integrationId/messages/:messageIdأو الفتح من الوارد) - النص، المرفقات، المرسلون، المستلمون، إجراءات CRM والرد؛ - المساران القديمان
/mailbox/messages/:messageIdو/crm/mail*ينقلان إلى قسم البريد الحالي.
تعتمد الإجراءات المتاحة على صلاحيات البريد وCRM والمهام والصندوق المحدد.
متى تستخدم البريد
استخدم وحدة البريد عندما:
- تبدأ الرسالة بيعا أو طلبا أو دعما أو إجراء عميل؛
- تحتوي على ملف أو اتفاق أو سؤال أو تأكيد يجب أن يبقى في سياق العمل؛
- تتطلب مهمة لموظف أو قسم؛
- يجب ربطها بعميل أو جهة اتصال أو فرصة أو مشروع؛
- تصل إلى صندوق مشترك يجب ألا تضيع فيه مسؤولية المتابعة.
لا تترك الرسائل المهمة في الوارد فقط. إذا أنشأت الرسالة عملا، فيلزمها مسؤول وموعد نهائي وسياق ومكان للنتيجة.
البحث على خادم البريد
البحث على الخادم عملية منفصلة، وليس مرشحا للقائمة المحملة في البوابة. استخدم استعلاما من حرفين إلى 160 حرفا، في نطاق المجلد الافتراضي أو في 8 مجلدات كحد أقصى. يمكن لكل بحث طلب 200 معاينة كحد أقصى. يعمل بحثان فقط في الوقت نفسه وقد يحتاج البحث الجديد إلى الانتظار. الحالات هي queued وrunning وcompleted وfailed وcancelled وexpired؛ يبدأ الفحص من أحدث الرسائل إلى الأقدم ضمن نطاق محدود وقد تكون النتيجة مبتورة. النتائج معاينات بعيدة وليست رسائل محملة، ولا يمكن فتحها في البوابة حتى يزامنها المزود. تنتهي صلاحية المعاينات ويجب إعادة البحث؛ ألغ العمليات غير اللازمة ولا تعتبر أخطاء الوصول أو المزود قائمة فارغة. قد لا تظهر العمليات من جهاز آخر لكنها تستهلك الحد. استخدم استعلامات اصطناعية للاختبار ولا تعرض عناوين أو مواضيع حقيقية.
قد لا تحتوي المعاينة البعيدة على تاريخ الاستلام، لذلك لا يمكن تمييز رسالة محددة بأمان عندما يتطابق المرسل والموضوع. زامن الرسالة أو افتحها لدى المزود قبل اتخاذ إجراء، ولا تعرض أبدا uid التقني كاسم.
ربط صندوق بريد
اختر الغرض أولا:
- صندوق شخصي لمراسلات العمل الخاصة بالمالك؛
- صندوق مشترك لفريق أو قسم أو اتجاه عمل؛
- صندوق CRM للرسائل التي يجب أن تنشئ أو تربط فرصا.
تحقق من العنوان واسم المرسل وخوادم الاستقبال والإرسال والاتصال الآمن وحقوق الوصول والتنبيهات. في الصندوق المشترك، حدد من يستطيع القراءة ومن يملك مسؤولية المعالجة.
في سيناريوهات CRM، اختر خط الأنابيب والمرحلة الابتدائية والمسؤول وقواعد التوجيه حتى لا تبقى الرسائل الجديدة في الوارد بلا خطوة تالية واضحة.
معالجة الرسائل الواردة
اقرأ الوارد كحالات عمل، وليس كقائمة رسائل فقط.
تحقق من:
- من أرسل الرسالة وهل هو عميل أو جهة اتصال معروفة.
- هل توجد فرصة أو طلب عميل أو مهمة مرتبطة.
- هل يلزم رد أو ملف أو توضيح أو إجراء من شخص آخر.
- هل يجب تحويل الرسالة إلى مهمة.
- هل يجب إنشاء أو ربط فرصة CRM.
- هل يحتاج الفريق إلى ملاحظة داخلية تشرح القرار.
إذا كانت الرسالة مرتبطة بCRM، فاستمر في العنصر المرتبط. وإذا أثرت في التزام تجاه العميل ولم تكن مرتبطة، فأنشئ الرابط قبل ضياع السياق.
الإجراءات السريعة
استخدم الإجراءات السريعة فقط بعد فحص السياق:
- الرد - من الصندوق الصحيح وبتوقيع واضح؛
- إنشاء فرصة - عندما تبدأ الرسالة عملية عميل جديدة؛
- ربط فرصة - عندما تخص الرسالة صفقة أو طلبا قائما؛
- فتح الفرصة - لمتابعة العمل في CRM؛
- الأرشفة - عندما تتم معالجة الرسالة ولا تحتاج إلى إجراء؛
- الحذف - فقط إذا لم تكن الرسالة مطلوبة لتاريخ العمل.
إذا احتوت الرسالة على مرفقات، فحدد أي ملفات يجب حفظها في مهمة أو CRM أو الوثائق. لا تترك ملفا مهما داخل سلسلة البريد فقط.
ربط الرسالة بCRM
اربط الرسالة بCRM عندما تخص المبيعات أو الدعم أو الدفع أو العقد أو الطلب المتكرر أو مشروع عميل. قبل إنشاء فرصة جديدة، تحقق من عدم وجود طلب أو فرصة نشطة للعميل نفسه.
مهمة من رسالة
أنشئ مهمة عندما تتطلب الرسالة عملا محددا: إعداد رد، مراجعة ملف، تنسيق شروط، إصدار فاتورة، تحديث بيانات، التواصل مع العميل، أو نقل السؤال إلى قسم آخر.
يجب أن تحتوي المهمة على النتيجة المتوقعة، المسؤول، الموعد أو الأولوية، سياق البريد أو CRM، الملفات المطلوبة، ومعيار واضح للاكتمال.
موضوع الرسالة لا يستبدل وصف المهمة.
الردود والرسائل الصادرة
قبل إرسال رد، تحقق من صندوق الإرسال، المستلمين، النسخ، الموضوع، المرفقات والتوقيع. في الصندوق المشترك، يجب أن يفهم العميل أي فريق رد ومن يملك الخطوة التالية.
لا ترسل ملاحظات داخلية أو ملفات مسودة أو روابط خاصة أو تعليقات الفريق إلى الخارج.
إذا تعذّر إرسال الرسالة، فإن البوابة تُظهر ذلك صراحةً مع سبب واضح للرفض، ولا «تبتلع» الخطأ: فالإرسال المؤجَّل أو الموضوع في الطابور لا يتحول إلى طريق مسدود صامت. وعند رؤية مثل هذا الخطأ، تحقق من عنوان المستلم واتصال الصندوق والمرفقات وأعد إرسال الرسالة، ولا تعدّها قد وصلت.
في الصادر تبقى حقائق التسليم منفصلة. تعني حالتا في قائمة الانتظار ومجدول
أن الإرسال لم يكتمل؛ وتؤكد أُرسلت بواسطة sentAt مستقل، بينما يعبّر
scheduledSendAt عن الوقت المخطط فقط. يعرض الصف الفاشل سببا مفهوما، ويوفر
إعادة المحاولة أو الإلغاء عند السماح. افتح سجل المحاولات وreasonCode
التقني للتشخيص فقط؛ لا تعرض الرمز كتفسير للمستخدم ولا تعتبر الرسالة مرسلة قبل
ظهور حالة أُرسلت.
قبل إلغاء رسالة في قائمة الانتظار أو مجدولة، تفتح البوابة تأكيداً منفصلاً. تحقق من أن المسودة الاصطناعية المقصودة هي المحددة، وتوقف قبل الإجراء النهائي عند إعداد التوثيق.
الصناديق المشتركة
في الصندوق المشترك، الوصول والمسؤولية شيئان مختلفان. يمكن لعدة أشخاص رؤية الرسالة، لكن شخصا واحدا يجب أن يملك الخطوة التالية.
حدد من يعالج الرسائل الجديدة، من يراقب الردود المتأخرة، أي رسائل تنتقل إلى CRM، أيها تصبح مهاما، وما التنبيهات المطلوبة.
الأمان
إذا فشل الاتصال، تحقق من العنوان وكلمة مرور التطبيق والخوادم والمنافذ والاتصال الآمن. إذا لم تظهر الرسائل، تحقق من الحقوق والمجلد والمزامنة وإعدادات التخزين المحلي.
لا تنسخ كلمات المرور أو الرموز أو الروابط التقنية الداخلية أو بيانات العميل الخاصة إلى عناوين المهام أو التعليقات العامة.
ممارسات جيدة
- عالج الوارد حسب المعنى: رد، ربط بCRM، إنشاء مهمة، ترك ملاحظة، إغلاق.
- في رسائل العملاء، تحقق من أن الخطوة التالية ظاهرة في CRM.
- في المهام الناتجة عن البريد، اكتب النتيجة وليس موضوع الرسالة فقط.
- في الصناديق المشتركة، عين مالكا للمعالجة.
- الملاحظات الداخلية لا تستبدل المهام وقرارات CRM.
قوائم الانتظار وملكية سلاسل الرسائل
يمكن عرض الوارد كسلاسل رسائل أو كرسائل منفردة. في وضع السلاسل تتوفر قوائم الكل وخاصتي وغير المعيّن وبانتظار فريقنا وبانتظار العميل ومتأخر ومؤجل ومغلق. القائمة لا تنشئ نسخة من الصندوق؛ إنها تغيّر استعلام القائمة فقط.
في السلسلة المفتوحة يمكنك تعيينها لنفسك أو لزميل يملك الصلاحية، وتحديد ما إذا كان الرد التالي من فريقك أو من العميل، وتأجيلها إلى وقت محدد عند الحاجة. تميّز إشارة SLA بين الحالات في الموعد والمتأخرة والمؤجلة والمغلقة. أغلق السلسلة المنجزة وأعد فتحها عند ظهور عمل جديد. بعد تنفيذ إجراء، أعد قراءة السلسلة وتحقق من حالتها الحالية قبل التكرار، لأن مشغلاً آخر قد يكون غيّر المالك أو الحالة.
الأتمتة والتنظيم في البريد
عندما يصبح تدفق الرسائل كبيرا، عالجه بالقواعد والمجلدات بدل المعالجة اليدوية:
-
بطاقة الرسالة وإجراءات العمل — الفرز، والرد وإعادة التوجيه، وإنشاء مهمة من الرسالة، وروابط CRM، وحدود المرفقات، وACL/الخصوصية.
-
قواعد معالجة الرسائل الواردة — إنشاء فرصة في CRM تلقائيا، تعيين مسؤول، إرسال رد تلقائي، وتوزيع الرسائل بحسب الشروط (المرسل، النطاق، الموضوع، المرفقات).
-
إدارة مجلدات البريد — إنشاء المجلدات وإدارتها، نقل الرسائل، وتطبيق الإجراءات الجماعية.
أقسام مرتبطة