المحادثات والتعليقات
تساعد المحادثات في LadVen OS على التنسيق السريع مع شخص أو مجموعة أو قسم أو مشاركي مهمة. أما التعليقات فتحفظ القرار بجانب عنصر العمل: مهمة، وثيقة، عميل، فرصة أو مشروع.
القاعدة الأساسية: يمكن أن يبدأ النقاش في المحادثة، لكن أي قرار يؤثر في الموعد أو المسؤول أو النتيجة أو الملف أو العميل يجب أن يبقى في سياق العمل.
أين توجد
المناطق الأساسية:
- المحادثات (
/chat) - قائمة الحوارات، البحث، الرسائل غير المقروءة والإشارات؛ - الحوار - الرسائل، الملفات، الردود، التفاعلات، الاستطلاعات، المكالمات والمشاركون؛
- تكاملات المحادثات (
/chat/integrations) - إعدادات القنوات الخارجية للمديرين؛ - التعليقات داخل المهام وCRM والوثائق وبطاقات العمل الأخرى.
متى تستخدمها
- استخدم محادثة مباشرة عندما يخص السؤال شخصا واحدا؛
- استخدم محادثة جماعية أو محادثة قسم لتنسيق الفريق؛
- استخدم محادثة المهمة عندما يرتبط النقاش بنتيجة محددة؛
- اترك تعليقا في مهمة أو CRM أو وثيقة عندما يجب أن تبقى الرسالة جزءا من تاريخ العمل؛
- أرفق ملفا أو رابطا عندما لا يكون السياق واضحا بدونه؛
- استخدم مكالمة إذا كان الصوت أسرع، ثم ثبت النتيجة كتابة.
العمل داخل الحوار
في الحوار، راقب الاسم والمشاركين وآخر الرسائل وعلامات غير المقروء والإشارات. إذا كثرت الرسائل، استخدم البحث وافتح المقطع الذي وجدته في سياقه الأصلي.
تعرض رسائل الحساب الخدمي الذي لا يملك صورة خاصة علامة LadVen OS بدلاً من الأحرف الأولى؛ وإذا كانت للحساب صورة مهيأة تحتفظ البوابة بها. يميز ذلك رد النظام عن رسالة الموظف من دون تغيير الصلاحيات أو مؤلف الحدث.
تستخدم أوقات الرسائل وتسميات الأيام وتواريخ السجلات المرتبطة وأوقات القراءة اللغة والتنسيق المحددين في البوابة. وقد تختلف المنطقة الزمنية بشكل مستقل؛ إذا بدا الوقت غير متوقع، فتحقق من المنطقة الزمنية للجهاز أو الحساب.
تحافظ الردود على السلسلة. رد على رسالة محددة عند مناقشة قرار أو ملف أو سؤال أو تصحيح. لا تبدأ مسارا جديدا إذا كانت الرسالة المناسبة موجودة.
الرسائل والملفات والاستطلاعات
يجب أن تكون الرسالة قصيرة وتقود إلى إجراء. إذا كان الملف مطلوبا، فأرفقه مباشرة وسمه بوضوح. إذا احتاج الفريق إلى اختيار خيار، فاستخدم استطلاعا بدلا من سلسلة طويلة من الأصوات النصية.
لا ترسل بيانات خاصة أو رموزا أو كلمات مرور أو روابط داخلية أو ملفات عملاء إلى المحادثة إذا لم يتم فحص وصول المشاركين. للوثائق ومواد العملاء، استخدم البطاقة المرتبطة وصلاحيات الوصول.
إعادة التوجيه والتثبيت
حدّد رسالة واختر إعادة التوجيه لإرسالها إلى دردشة أخرى. يمكنك تحديد عدة رسائل، وتبقى نسخة الرسالة محتفظة بالمؤلف والنص الأصلي. لا تمنح إعادة التوجيه صلاحية على الملف أو الكائن الأصلي؛ سيرى المستلم ما تسمح به صلاحياته فقط.
ثبّت الرسائل المهمة ليسهل الرجوع إليها. يتطلب التثبيت المشترك صلاحية الدردشة، وقد لا تتوفر قائمة التثبيت في الدردشة الخاصة أو الخارجية. أزل تثبيت القرارات القديمة، واحتفظ بالحالة الحالية في المهمة أو بطاقة العمل.
توجد قيود إضافية للتثبيت: يمكن استخدامه في المحادثة المباشرة ومحادثة المهمة عند منح الصلاحية، أما المجموعة العادية فتتطلب دور مسؤول المحادثة. لا يستطيع المشارك الخارجي إدارة التثبيتات المشتركة حتى مع ظهور الرسالة له. إذا اختفى التثبيت أو رُفض الإجراء فذلك قيد وصول، وليس فقداناً للرسالة.
المكالمات
المكالمة مفيدة للتوافق السريع، لكنها لا تستبدل الأثر المكتوب. بعد المكالمة، ثبت النتيجة في المهمة أو بطاقة CRM أو الوثيقة: ماذا تقرر، من المسؤول، ومتى يجب التنفيذ.
إذا كانت المكالمة تخص عميلا أو مهمة، فافتح السياق المرتبط قبل الحديث أو بعده مباشرة.
إمكانات المكالمة
قد توفر لوحة المكالمة الصوت أو الفيديو، وعناصر تحكم للميكروفون والكاميرا، ومشاركة الشاشة. تعتمد عناصر التحكم على أذونات المكالمة والمتصفح: لا تتاح مشاركة الشاشة إلا بعد الانضمام إلى مكالمة نشطة وفي متصفح متوافق. يظهر التسجيل فقط عندما تسمح سياسة المكالمات في المؤسسة؛ ويبدأ ويوقف يدوياً، ولا تدعم المكالمة الواحدة إلا دورة بدء–إيقاف واحدة. تأكد من ظهور عناصر تحكم التسجيل قبل الوعد بتسجيل للمشاركين.
قد لا تظهر أزرار البدء والانضمام والإنهاء والتحكم بالميكروفون/الكاميرا ودعوة SIP والتحويل بسبب أذونات المكالمة أو سياسة المحادثة. يمكن رفض المكالمة الواردة عند تعذر الانضمام؛ وبعد خطأ اتصال تحقق من حالة المكالمة قبل إعادة المحاولة حتى لا تنشئ مكالمة ثانية.
التعليقات في بطاقات العمل
استخدم التعليق عندما يجب أن تبقى الرسالة بجانب العمل. في التعليق، ثبت:
- ما الذي تغير؛
- من يجب أن يتخذ إجراء؛
- أي ملف أو نسخة تستخدم؛
- لماذا تغير الموعد أو الحالة أو المسؤول؛
- ما الذي يعد نتيجة مكتملة.
إذا بدأ النقاش في محادثة خاصة، فانقل القرار النهائي إلى تعليق بطاقة العمل.
رقابة المدير
على المديرين مراجعة:
- قرارات مهمة بقيت فقط في محادثة خاصة؛
- مهام فيها نقاش نشط لكن بلا تعليق نهائي؛
- إشارات بلا رد؛
- ملفات أرسلت إلى المحادثة بدلا من وثيقة أو مهمة مرتبطة؛
- مكالمات بلا نتيجة مثبتة؛
- قنوات وتكاملات خارجية قد تظهر فيها معلومات العملاء.
ممارسات جيدة
- اكتب بحيث يفهم المستلم الإجراء من دون سؤال إضافي.
- رد في المسار الصحيح أو على الرسالة المحددة.
- اذكر الشخص فقط عندما يكون الإجراء مطلوبا منه فعلا.
- لا تستبدل تعليقات المهمة برسائل خاصة.
- لا تنشر بيانات حساسة في المحادثات المشتركة.
مساعد الذكاء الاصطناعي في حقل الرسالة
يمكن لقائمة إعدادات المحرر تمرير النص الحالي إلى الذكاء الاصطناعي من دون إرساله إلى الدردشة. تتوفر إجراءات تصحيح الأخطاء وجعله رسمياً واختصار النص وتلطيف الصياغة وتنظيم النص. تصل النتيجة في معاينة متدفقة؛ اختر تطبيق لاستبدال المسودة أو إخفاء للإبقاء على النص الأصلي. لا يرسل الذكاء الاصطناعي الرسالة تلقائياً ولا يتحقق بدلاً منك من الحقائق أو الصلاحيات أو القرارات.
إذا كان الذكاء الاصطناعي غير متاح أو لم يقترح تحسيناً أو انتهت المهلة، احتفظ بالمسودة الأصلية وعدّلها يدوياً. لا تلصق الأسرار أو بيانات العملاء أو المبالغ؛ يُفحص الوصول إلى الذكاء الاصطناعي وسياسته بشكل منفصل عن صلاحية الكتابة في الدردشة.
إذا احتوت إجابة الذكاء الاصطناعي على كيانات عمل مرتبطة، فقد تعرض بطاقة الكيان عنوان المهمة أو فرصة CRM بصيغة مقروءة مع علامة مُستخدم: نعم أو لا يوجد وصول. يوضح ذلك ظهور المصدر ولا يثبت صحة الإجابة ولا يغيّر السجل. لا تستخدم المعرّف الخام دليلاً؛ اعتبر الإجابة مسودة وتحقق بنفسك من السجل المرتبط.
للتحقق بوضع القراءة فقط، استخدم سجلات اصطناعية فقط: المهمة Check delivery window — demo وفرصة CRM Rebranding — demo. اعرض بطاقة بعلامة مُستخدم: نعم وأخرى بعلامة لا يوجد وصول؛ ولا تستبدلهما بأسماء أو معرّفات أو أسرار حقيقية. قيد واجهة المستخدم الحالية: قد تعرض بطاقة CRM في حالة لا يوجد وصول تسمية محايدة فرصة CRM بدلاً من Rebranding — demo؛ وإلى أن يُصلح المصدر تبقى هذه الحالة محجوبة ولا يجوز نشرها كـ evidence.
التعديل والمسودات والاستطلاعات
- يمكن لمؤلف الرسالة النصية العادية تعديلها خلال 30 دقيقة. لا يمكن تعديل رسائل النظام أو الملفات أو السجلات غير النصية.
- يؤدي إخفاء الرسالة إلى إزالتها من الخلاصة الحالية ومن قائمة الرسائل المثبتة؛ وليس طريقة لتصحيح القرار. سجّل النتيجة في إدخال جديد داخل سياق العمل.
- تُحفظ المسودة لكل محادثة على حدة في المتصفح: يمكن استعادة النص والرد والملفات المحددة وإعدادات الاستطلاع عند العودة. ليست أرشيفًا مشتركًا.
- إذا فشل الإرسال، تنتقل الرسالة إلى حالة خطأ مع إعادة المحاولة والتجاهل. قد تعيد المحاولة رفع المرفقات، لذا تحقق من عدم إنشاء نسخة مكررة.
- تحقق من فقاعة كل رسالة صادرة على حدة: قد تفشل رسالة واحدة داخل سلسلة مجمّعة حتى تبدو الرسائل المجاورة مُسلّمة. تشير شارة جار الإرسال أو في الانتظار أو لم تُسلّم إلى تلك الرسالة فقط.
- ميّز بين فشلين: عنصر outbox المتفائل الذي لم يُرسل بعد يعرض إعادة المحاولة والتجاهل؛ أما الرسالة التي أُنشئت على الخادم وحالتها
queued/failedفتحتفظ بشارة لم تُسلّم فقط، من دون إعادة إرسال أو تجاهل. - يمكن للاستطلاع السماح باختيار عدة خيارات وإعادة التصويت. افتراضيًا يغلقه المؤلف أو المسؤول وتظهر العدادات فقط؛ فعّل إغلاق الأعضاء أو إظهار المصوتين عند الحاجة.
سيناريوهات للأعمال
أقسام مرتبطة