نسخ العمليات
نسخة العملية هي تشغيل محدد لقالب من أجل صفقة واحدة أو مهمة أو كائن آخر. إذا كان سير العمل يصف اللائحة، فإن النسخة هي مرورها هنا والآن: أين يقع سير العمل الآن، وأي الخطوات نُفّذت بالفعل، وما الذي ينتظره، وبماذا انتهى. النسخ هي مكان عمل التحكم: من خلالها يرى المدير أن الأتمتة تعمل فعلاً ولا تتوقف في المنتصف.
سير العمل قيد التشغيل متاح في قسم /automation/workflows.
ما هي النسخة
عندما يُشغَّل سير عمل منشور، يدوياً أو من أتمتة، تُنشأ نسخة مرتبطة بكائن محدد. تسير عبر مخطط القالب: الخطوات التلقائية تُنفَّذ من تلقاء نفسها، والمهام اليدوية تذهب إلى الأشخاص، وعقد الانتظار تبقي على توقّف مؤقت حتى وقت أو حدث. لكل نسخة سجلها الخاص وخطوتها الحالية.
يمكن أن يكون للقالب الواحد نسخ كثيرة في وقت واحد، نسخة لكل كائن شُغِّل من أجله سير العمل.
أين تنظر
في قسم /automation/workflows تُجمَع النسخ في تبويب سير العمل قيد التشغيل. من هناك يمكن فتح بطاقة نسخة محددة على العنوان /automation/workflows/instances/:id. في القائمة تظهر الحالة والكائن المرتبط ووقت التشغيل، وتكشف البطاقة السجل التفصيلي.
حالات النسخة
تمر النسخة عبر الحالات التالية:
- قيد التشغيل — سير العمل قيد التنفيذ؛
- في الانتظار — متوقف عند مهمة يدوية أو عقدة انتظار (هذا توقّف مؤقت طبيعي، وليس فشلاً)؛
- مكتمل — وصل إلى النهاية؛
- فشل — لم تُنفَّذ خطوة ولا يمكن لسير العمل أن يستمر؛
- مُلغى — أُوقف يدوياً مع ذكر سبب.
الحالة هي أول ما يُنظر إليه عند التحكم: فهي تفصل التوقّف المؤقت الطبيعي عن سير عمل عالق أو معطوب.
بطاقة النسخة: سجل الخطوات
في بطاقة النسخة يظهر الكائن المرتبط ووقت البدء والانتهاء والخطوة الحالية وسجل الخطوات على الخط الزمني. من السجل يُقرأ المسار كاملاً: أي العقد مُرَّ بها، وما الذي نُفِّذ تلقائياً، وأين انتظر سير العمل إنساناً وكم استغرق ذلك.
استخدم السجل للإجابة عن الأسئلة: هل تشغّل سير العمل فعلاً، وعند أي خطوة هو الآن، ومن يجب أن ينفّذ الإجراء اليدوي، ولماذا انتهى أو توقّف.
الخطوات المستحقة للتشغيل
يُنفَّذ جزء من خطوات سير العمل وفق جدول زمني أو عند حلول موعد. تشغيل هذه الخطوات المؤجَّلة («الخطوات المستحقة للتشغيل») يجمعها ويعالجها في مرور واحد، ثم يعرض ملخّصاً: كم خطوة معالَجة، وكم ناجحة، وكم فاشلة.
اقرأ الملخّص كحصيلة المرور: عدد أخطاء غير صفري يعني أن جزءاً من الخطوات المؤجَّلة لم يُنفَّذ، ويجب تحليلها عبر النسخ المعنية.
إلغاء النسخة مع ذكر السبب
يمكن إلغاء نسخة عالقة أو شُغِّلت بالخطأ. عند الإيقاف اذكر سبباً واضحاً: فهو يساعد لاحقاً على تمييز القرار الإداري الصحيح عن خطأ في الإعداد. لا تستخدم الإلغاء لإخفاء قالب خاطئ، بل الأفضل إصلاح القالب وترك أثر في السجل.
يخص الإلغاء نسخة محددة ولا يغيّر القالب: ستسير عمليات التشغيل الجديدة عبر المخطط السابق حتى تحرّر سير العمل وتنشره من جديد.
الحالات والقيود
- النسخة في حالة «في الانتظار» هي توقّف مؤقت عند مهمة أو حدث، وليست خللاً؛
- النسخة في حالة «فشل» تعني أن خطوة لم تُنفَّذ وتوقّف سير العمل؛
- النسخة المُلغاة لا تُستأنف، وعند الحاجة يُشغَّل تشغيل جديد؛
- وجود أخطاء في ملخّص «الخطوات المستحقة للتشغيل» يعني أن جزءاً من الخطوات المؤجَّلة لم يمرّ؛
- غياب صلاحية التشغيل أو الإلغاء يجعل الإجراءات المعنية غير متاحة.
ممارسات جيدة
- راجع بانتظام النسخ قيد التشغيل وحالاتها.
- ميّز بين «في الانتظار» (طبيعي) و«فشل»/التعليق (يتطلب تحليلاً).
- اذكر سبباً واضحاً عند الإلغاء.
- حلّل الأخطاء من ملخّص «الخطوات المستحقة للتشغيل» عبر النسخ المحددة.
- الأخطاء المتكررة على خطوة واحدة أصلحها في القالب، لا بالحلول اليدوية الالتفافية.
أخطاء شائعة
الخلط بين «في الانتظار» والعطل. يبدو سير العمل المتوقف عند مهمة يدوية «عالقاً»، رغم أنه ينتظر إنساناً فحسب.
الإلغاء دون سبب. يصبح من المستحيل لاحقاً معرفة إن كان قراراً أم خطأً.
تجاهل الأخطاء في ملخّص المرور. لا تُنفَّذ الخطوات المؤجَّلة بصمت، فتنكسر اللائحة.
إصلاح العرَض بإجراءات يدوية. إذا كانت النسخ تتعطل عند خطوة واحدة، فالمشكلة في القالب.
كيف تتحقق من النتيجة
- حالة النسخة تطابق التوقّع (قيد التشغيل، في الانتظار، مكتمل)؛
- سجل الخطوات يُظهر المسار المقطوع دون توقّفات غير متوقعة؛
- ملخّص «الخطوات المستحقة للتشغيل» انتهى دون أخطاء أو جرى تحليل الأخطاء؛
- النسخ المُلغاة لها سبب واضح؛
- الأعطال المتكررة عولجت في القالب.