المحادثات والتعليقات
تساعد المحادثات في LadVen OS على التنسيق السريع مع شخص أو مجموعة أو قسم أو مشاركي مهمة. أما التعليقات فتحفظ القرار بجانب عنصر العمل: مهمة، وثيقة، عميل، فرصة أو مشروع.
القاعدة الأساسية: يمكن أن يبدأ النقاش في المحادثة، لكن أي قرار يؤثر في الموعد أو المسؤول أو النتيجة أو الملف أو العميل يجب أن يبقى في سياق العمل.
أين توجد
المناطق الأساسية:
- المحادثات (
/chat) - قائمة الحوارات، البحث، الرسائل غير المقروءة والإشارات؛ - الحوار (
/chat/:conversationId) - الرسائل، الملفات، الردود، التفاعلات، الاستطلاعات، المكالمات والمشاركون؛ - تكاملات المحادثات (
/chat/integrations) - إعدادات القنوات الخارجية للمديرين؛ - التعليقات داخل المهام وCRM والوثائق وبطاقات العمل الأخرى.
متى تستخدمها
- استخدم محادثة مباشرة عندما يخص السؤال شخصا واحدا؛
- استخدم محادثة جماعية أو محادثة قسم لتنسيق الفريق؛
- استخدم محادثة المهمة عندما يرتبط النقاش بنتيجة محددة؛
- اترك تعليقا في مهمة أو CRM أو وثيقة عندما يجب أن تبقى الرسالة جزءا من تاريخ العمل؛
- أرفق ملفا أو رابطا عندما لا يكون السياق واضحا بدونه؛
- استخدم مكالمة إذا كان الصوت أسرع، ثم ثبت النتيجة كتابة.
العمل داخل الحوار
في الحوار، راقب الاسم والمشاركين وآخر الرسائل وعلامات غير المقروء والإشارات. إذا كثرت الرسائل، استخدم البحث وافتح المقطع الذي وجدته في سياقه الأصلي.
تحافظ الردود على السلسلة. رد على رسالة محددة عند مناقشة قرار أو ملف أو سؤال أو تصحيح. لا تبدأ مسارا جديدا إذا كانت الرسالة المناسبة موجودة.
الرسائل والملفات والاستطلاعات
يجب أن تكون الرسالة قصيرة وتقود إلى إجراء. إذا كان الملف مطلوبا، فأرفقه مباشرة وسمه بوضوح. إذا احتاج الفريق إلى اختيار خيار، فاستخدم استطلاعا بدلا من سلسلة طويلة من الأصوات النصية.
لا ترسل بيانات خاصة أو رموزا أو كلمات مرور أو روابط داخلية أو ملفات عملاء إلى المحادثة إذا لم يتم فحص وصول المشاركين. للوثائق ومواد العملاء، استخدم البطاقة المرتبطة وصلاحيات الوصول.
المكالمات
المكالمة مفيدة للتوافق السريع، لكنها لا تستبدل الأثر المكتوب. بعد المكالمة، ثبت النتيجة في المهمة أو بطاقة CRM أو الوثيقة: ماذا تقرر، من المسؤول، ومتى يجب التنفيذ.
إذا كانت المكالمة تخص عميلا أو مهمة، فافتح السياق المرتبط قبل الحديث أو بعده مباشرة.
التعليقات في بطاقات العمل
استخدم التعليق عندما يجب أن تبقى الرسالة بجانب العمل. في التعليق، ثبت:
- ما الذي تغير؛
- من يجب أن يتخذ إجراء؛
- أي ملف أو نسخة تستخدم؛
- لماذا تغير الموعد أو الحالة أو المسؤول؛
- ما الذي يعد نتيجة مكتملة.
إذا بدأ النقاش في محادثة خاصة، فانقل القرار النهائي إلى تعليق بطاقة العمل.
رقابة المدير
على المديرين مراجعة:
- قرارات مهمة بقيت فقط في محادثة خاصة؛
- مهام فيها نقاش نشط لكن بلا تعليق نهائي؛
- إشارات بلا رد؛
- ملفات أرسلت إلى المحادثة بدلا من وثيقة أو مهمة مرتبطة؛
- مكالمات بلا نتيجة مثبتة؛
- قنوات وتكاملات خارجية قد تظهر فيها معلومات العملاء.
ممارسات جيدة
- اكتب بحيث يفهم المستلم الإجراء من دون سؤال إضافي.
- رد في المسار الصحيح أو على الرسالة المحددة.
- اذكر الشخص فقط عندما يكون الإجراء مطلوبا منه فعلا.
- لا تستبدل تعليقات المهمة برسائل خاصة.
- لا تنشر بيانات حساسة في المحادثات المشتركة.
- للقطات الشاشة، استخدم حوارات demo وأسماء محايدة وملفات آمنة فقط.