البحث وموجز الأحداث
يساعد البحث وموجز الأحداث على العودة بسرعة إلى سياق العمل: العثور على عنصر، وفتح بطاقته، ومراجعة التغييرات الأخيرة، وتنفيذ إجراء متاح دون المرور على كل وحدة يدويا.
استخدمهما كسجل عمل للبوابة. البحث مخصص للانتقال السريع، أما الموجز فيوضح ما الذي تغيّر، ومن يحتاج إلى الرد، ومن أين جاء الحدث.
أين يوجد
يفتح البحث العام من الشريط العلوي للبوابة. يبحث في العناصر المتاحة للمستخدم ويمكنه إرجاع المهام والدردشات وسجلات CRM والمستندات ورسائل البريد ومهام سير العمل وسجلات عمل أخرى.
موجز الأحداث موجود في الموجز (/feed). يعرض بطاقات أحداث من المهام وCRM والدردشات والمستندات والبريد وسير العمل والاتصالات الهاتفية ونماذج الموقع والتذكيرات.
تعتمد النتائج على الصلاحيات. إذا لم يملك الموظف حق الوصول إلى عنصر، فلا يجب أن يظهر في البحث أو في الموجز.
متى تستخدم البحث
استخدم البحث العام عندما تحتاج إلى الانتقال بسرعة إلى عنصر معروف:
- العثور على مهمة حسب العنوان أو العميل أو المشارك أو جزء من الوصف.
- فتح دردشة أو رسالة عندما تتذكر جزءا من النص.
- العثور على بطاقة CRM حسب العميل أو الطلب أو جهة الاتصال أو البريد.
- العودة إلى مستند أو رسالة بريد أو خطوة سير عمل.
- التحقق من مكان وجود حدث ذكره زميل داخل البوابة.
قد تكون النتائج مجمعة حسب العنصر. إذا بدت عدة سجلات متشابهة، فتحقق أولا من المجال والعنوان والمعاينة وتمييز المطابقة قبل فتح البطاقة.
إجراءات سريعة من البحث
تتضمن بعض النتائج إجراءات مباشرة: فتح، رد في الدردشة، وضع علامة مقروء على إشعار، نقل مهمة إلى التنفيذ، إكمال مهمة أو إكمال خطوة سير عمل.
استخدم الإجراءات السريعة فقط في الحالات الواضحة. إذا كانت النتيجة مرتبطة بعميل أو مستند أو موعد أو تغيير محل نقاش، فافتح البطاقة أولا وراجع السياق.
إذا كان الإجراء غير متاح، فعادة يكون السبب نقص صلاحيات أو تغير حالة العنصر أو أن الإجراء لم يعد مناسبا للحالة الحالية. افتح المصدر وتابع العمل هناك.
متى تستخدم الموجز
الموجز ليس للعثور على عنصر معروف واحد، بل للتحكم في تدفق العمل. يساعدك على:
- رؤية التعليقات والتكليفات والتفاعلات وتغييرات الحالة الجديدة؛
- العثور على الأحداث التي تحتاج إلى انتباه؛
- مراجعة الأحداث غير المقروءة خلال اليوم؛
- فتح المهمة أو بطاقة CRM أو الدردشة أو المستند أو البريد أو سير العمل المصدر؛
- التأكد من تسجيل تغيير مهم؛
- الرد بسرعة في مهمة أو CRM أو دردشة عندما يكون الإجراء متاحا.
للمديرين، الموجز يعطي نظرة على المخاطر والتأخيرات. للمنفذين، هو قائمة إشارات جديدة تحتاج إلى رد.
فرز الأحداث يوميا
استخدم الموجز كمراجعة عمل قصيرة، وليس كجدار أخبار لا ينتهي:
- افتح الأحداث غير المقروءة والإشارات.
- راجع أولا الأحداث المرتبطة بالمواعيد والعملاء والمستندات والعوائق.
- اختر الإجراء التالي لكل حدث: الرد، فتح المصدر، تمريره إلى المسؤول، تأجيله أو تعليمه كمقروء.
- إذا كان الحدث يؤثر في قرار أو موعد أو قبول نتيجة، فافتح البطاقة الأصلية واترك التعليق هناك.
- في النهاية، اترك في الموجز فقط الأحداث التي ما زالت تحتاج إلى خطوة تالية.
هذا الترتيب لا يستبدل العمل داخل المهام أو CRM أو المستندات. لكنه يساعد على عدم فقدان الإشارة والانتقال إلى الوحدة الصحيحة مع السياق.
ماذا تعرض بطاقة الحدث
تعرض بطاقة الموجز عادة:
- مجال الحدث: المهام وCRM والدردشة والبريد والمستندات وسير العمل والاتصالات الهاتفية ونماذج الموقع أو التذكيرات؛
- نوع الحدث: تواصل أو تغيير حالة أو حدث يحتاج إلى انتباه؛
- عنوان العنصر المصدر؛
- وصفا قصيرا أو معاينة رسالة؛
- الكاتب أو المشارك؛
- وقت الحدث؛
- عدادات البطاقات والأحداث وغير المقروء؛
- علامات الأولوية العالية أو التأخر أو الإشارة أو قائمة التحقق؛
- الإجراءات المتاحة.
إذا تضمنت البطاقة عدة أحداث للعنصر نفسه، فافتح قائمة الأحداث الأخيرة أو افتح البطاقة المصدر. لا تتخذ قرارا من معاينة قصيرة فقط عندما تؤثر الحالة في موعد أو عميل أو مستند.
المرشحات
استخدم المرشحات لتقليل الضجيج:
- المجالات: المهام وCRM والدردشة والبريد والمستندات وسير العمل والاتصالات الهاتفية ونماذج الموقع والتذكيرات؛
- مجموعة الحدث: تواصل أو تغيير حالة أو يحتاج إلى انتباه؛
- غير المقروء فقط؛
- الأولوية؛
- نص الحدث؛
- الترتيب حسب التاريخ أو الصلة.
إذا كان الموجز مزدحما، ابدأ بغير المقروء أو بمجال واحد. لا توقف الإشعارات المهمة عندما تحل المرشحات المشكلة.
أنماط البحث في الموجز
في المرشحات المتقدمة يمكن اختيار نمط البحث:
- كلمات مفتاحية - لجزء نصي دقيق؛
- دلالي - عندما تتذكر المعنى لا الكلمات؛
- هجين - نمط العمل المعتاد الذي يراعي الكلمات والمعنى.
للمراجعة التشغيلية ابدأ بالنمط الهجين. إذا كنت تحتاج عبارة دقيقة من بريد أو تعليق أو مستند، فانتقل إلى الكلمات المفتاحية.
الردود والإجراءات داخل البطاقة
تسمح بعض البطاقات بالرد مباشرة من الموجز: في دردشة أو تعليق مهمة أو تعليق CRM. هذا مناسب لتأكيد قصير أو توضيح.
لا تستخدم ردا قصيرا داخل البطاقة لقرار معقد. إذا كنت تحتاج إلى إرفاق ملفات أو مراجعة التاريخ أو تغيير موعد أو قبول عمل أو اعتماد مستند، فافتح العنصر المصدر.
الأحداث غير المقروءة
غير مقروء يعني أن البوابة تعتبر الحدث مهما لانتباهك. لا تضع علامة مقروء على كل شيء آليا.
ترتيب عملي:
- رشح الأحداث غير المقروءة.
- راجع أولا الأولوية العالية والإشارات.
- افتح البطاقات محل النقاش في مصدرها.
- رد أو نفذ الإجراء.
- بعد ذلك فقط ضع علامة مقروء.
إذا لم تظهر نتيجة
إذا لم يظهر البحث أو الموجز العنصر المتوقع:
- تحقق من الصلاحيات والعضوية في المشروع أو القسم أو سياق CRM؛
- تأكد أن العنصر غير مؤرشف وغير محذوف؛
- اختصر الاستعلام إلى كلمات مفتاحية؛
- جرب نمط بحث آخر؛
- افتح الوحدة المصدر مباشرة: المهام أو CRM أو البريد أو المستندات أو الدردشة؛
- إذا كانت نتائج البريد غير مكتملة، فانتظر تحديث فهرس البريد وأعد البحث.
لا تنشئ مهمة أو عميلا أو مستندا مكررا لمجرد أن أول استعلام لم يجد شيئا. تحقق أولا من الصلاحيات والصياغة.
لقطات آمنة
استخدم مساحة عمل تجريبية فقط لتوثيق البحث والموجز:
- مهام وعملاء ومستندات ورسائل ودردشات تدريبية؛
- أسماء موظفين وعملاء محايدة؛
- بلا بريد أو هاتف أو روابط أو تسجيلات مكالمات أو مرفقات أو بيانات شخصية حقيقية؛
- بلا أسماء مشاريع أو مستندات أو صفقات خاصة؛
- بلا أكواد تقنية خام أو روابط داخلية أو مزج لغات؛
- واجهة باللغة المختارة.
لقطات البحث العام والموجز حساسة جدا لأنها تجمع بيانات من عدة وحدات في إطار واحد. نتيجة غير نظيفة واحدة تجعل الإطار كله غير صالح للنشر.
ممارسات جيدة
- استخدم البحث العام للانتقال السريع، والموجز لمراقبة الأحداث الأخيرة.
- تحقق من مجال الحدث قبل تنفيذ الإجراء.
- ابدأ اليوم بغير المقروء والأولوية العالية.
- افتح البطاقة المصدر عند وجود تغيير محل نقاش.
- لا تضع علامة مقروء قبل أن تفهم الخطوة التالية.
- للضجيج المتكرر، اضبط المرشحات والإشعارات بدلا من تجاهل الموجز كله.
- إذا لم يظهر عنصر، تحقق من الصلاحيات وحالة الأرشفة ونص البحث.