الإكسترانت
يوفر الإكسترانت للعملاء والمقاولين والمشاركين الخارجيين مدخلا منفصلا للعمل داخل LadVen OS. يرى المشارك فقط السياق المسموح له: الطلبات، القناة العامة، المستندات، والإجراءات التي تفتحها سياسة الوصول.
استخدمه عندما يحتاج العميل إلى المشاركة في العمل دون منحه دخولا إلى البوابة الداخلية للشركة.
أين يوجد
يعمل المشارك الخارجي في بوابة العميل Extranet (/extranet/*). وبحسب سياسة الوصول، يمكن أن تتضمن الطلبات والدردشة العامة ومستندات العميل.
يدير الموظفون والمشرفون الوصول من Extranet Governance (/extranet-governance). يستخدم هذا القسم لربط المستخدم بجهة الاتصال والشركات، وإدارة الدعوات، وسياسات الوصول، والمسارات المسموح بها، وإعدادات الأمان.
إذا كان المشارك الخارجي مرتبطا بعدة شركات، فيجب أن يعمل في سياق العميل الصحيح. بعد تبديل السياق، راجع قوائم الطلبات والمستندات: ظهور عناصر زائدة يعني وجود مشكلة في ربط المستخدم أو الشركة أو سياسة الوصول.
متى يستخدم
الإكسترانت مناسب عندما يحتاج العميل إلى رؤية التقدم وإرسال المواد، لكنه لا يجب أن يرى المهام الداخلية أو النقاشات الخاصة أو بيانات عملاء آخرين.
سيناريوهات شائعة:
- ينشئ العميل طلبا من خلال نموذج مسموح؛
- يناقش الفريق الطلب ويتبادل الملفات؛
- يستلم العميل مستندات أو عروض أسعار أو فواتير أو مواد ملف؛
- يرى العميل الحالة الحالية والخطوة التالية المتوقعة؛
- يدير الموظف المسؤول الوصول والدعوات وسياق CRM.
الطلبات
يسجل الطلب حاجة المشارك الخارجي ويربطها بمسار عمل داخل الشركة. وبحسب الإعداد، يمكن للعميل اختيار اتجاه، ملء نموذج، إرفاق ملفات، قراءة السجل، الكتابة في دردشة الطلب، ورؤية حالة واضحة.
يتضمن الطلب الجيد:
- عنوانا واضحا يساعد الفريق على تمييزه عن الطلبات الأخرى؛
- حقولا إلزامية مكتملة؛
- ملفات أو لقطات أو مستندات لازمة للمراجعة؛
- سياق العميل الصحيح، خصوصا إذا كان لدى المشارك عدة شركات؛
- النتيجة المتوقعة أو الموعد أو الخطوة التالية.
بعد إنشاء الطلب، يفتح العميل البطاقة ويرى المرحلة والحالة وتفاصيل النموذج والمواد والمحادثة. إذا كانت البطاقة تعرض دورة حياة، فاستخدم المرحلة الحالية كمرجع، وليس آخر رسالة فقط.
لا تطلب من العميل تكرار معلومات في الدردشة إذا كانت موجودة بالفعل في نموذج الطلب. إذا كان هناك نقص، فاسأل في دردشة الطلب واذكر الحقل أو الملف الذي يحتاج إلى توضيح.
القناة العامة
القناة العامة مخصصة للتواصل المستمر مع العميل أو الشريك خارج طلب محدد. استخدمها للأسئلة التنظيمية والتوضيحات والموافقات القصيرة والمكالمات عندما تسمح السياسة بذلك.
لا تنقل قرارات داخلية إلى القناة العامة إذا لم يكن العميل مخولا برؤيتها. وإذا كان النقاش يخص طلبا أو مستندا محددا، فاحتفظ به في ذلك السياق.
استخدم القناة العامة لأسئلة التعاون: وقت الاجتماعات، الحالة العامة، أو طريقة تبادل المواد. أما الشكوى أو الطلب أو الفاتورة أو العقد أو الملف فيجب أن يكون لها طلب أو مستند منفصل حتى لا يضيع السجل داخل المحادثة العامة.
المستندات
يعرض قسم المستندات للمشارك الخارجي المواد المخصصة له فقط. قد تعرض بطاقة المستند الحالة، الخطوة التالية، الملفات، المعاينة، التنزيل، أو إجراء توقيع إذا كان مسموحا.
يمكن للمستخدم البحث في المستندات، وتصفيتها حسب النوع أو الحالة أو المجلد، وفتح المرفقات، وتنزيل الملفات المتاحة، وإضافة مستند إذا سمحت السياسة بتحميل العميل. إذا كان المستند يتطلب انتباها، فقم بمعالجته قبل الخطوة التالية في الطلب حتى لا ينتظر الفريق التأكيد.
قبل نشر مستند، تحقق من أنه يخص الشركة أو جهة الاتصال الصحيحة، ولا يحتوي على تعليقات داخلية، ولا يكشف بيانات عميل آخر.
إدارة الوصول
يجب أن يرتبط وصول الإكسترانت بجهة اتصال حقيقية، وشركة، ومناطق عمل مسموح بها. لا تستخدم الوصول الخارجي كطريق عام مختصر إلى البوابة.
تحقق من:
- أي مستخدم مرتبط بأي جهة اتصال؛
- أي شركات متاحة للمشارك الخارجي؛
- أي شركة مختارة افتراضيا؛
- أي طلبات ودردشات ومكالمات ومستندات ومسارات مسموح بها؛
- هل الدعوات نشطة ولم تنته صلاحيتها؛
- هل سياسة كلمة المرور والجلسة تناسب مستوى المخاطر.
إذا رأى العميل أكثر مما ينبغي أو لم ير العنصر الصحيح، فلا تتجاوز المشكلة برابط مباشر. تحقق من ربط المستخدم، الشركة، السياسة، وظهور العنصر.
الدعوات والدخول الأول
أرسل الدعوة فقط بعد التحقق من جهة الاتصال والشركة ومناطق العمل المسموح بها. قبل الإرسال، تأكد من عنوان المستلم، والربط الحالي بجهة الاتصال، ومدة صلاحية مناسبة للعملية.
إذا أصبحت الدعوة قديمة، فألغها وأنشئ دعوة جديدة بعد مراجعة الحقوق. لا تعيد إرسال روابط أو رموز قديمة بين العملاء أو الشركات.
السياسات والظهور
تحدد السياسة أي طلبات ودردشات ومكالمات ومستندات ومسارات تكون متاحة للمشارك الخارجي. غالبا تحدد سياسة الشركة النطاق العام، وتضيق سياسة جهة الاتصال الوصول لشخص محدد. تحقق من الوصول النهائي كسياسة فعالة للربط المحدد.
عند تغيير السياسة:
- ابدأ بالحد الأدنى اللازم من الوصول؛
- تحقق من المسارات المسموح بها وإمكانية إنشاء الطلبات؛
- تحقق من قراءة الدردشات والكتابة فيها؛
- تحقق من المستندات وإجراءات التوقيع بشكل منفصل؛
- بعد الحفظ، افتح بوابة العميل بملف اختبار أو سياق demo مجهز.
أمان لقطات الشاشة
يعرض الإكسترانت غالبا بيانات شخصية للعميل وجهة الاتصال والشركة، وملفات، وروابط دعوة، وبريدا إلكترونيا، وأرقام هاتف، وسجل رسائل، ومستندات. لا يجوز استخدام هذه البيانات في الوثائق العامة.
استخدم فقط بيانات demo معدة للقطات الشاشة:
- أسماء محايدة للموظفين والعملاء والشركات؛
- طلبات اختبار بلا عقود حقيقية أو هواتف أو بريد إلكتروني أو روابط خاصة؛
- ملفات آمنة تحمل علامة demo واضحة؛
- دعوات مخفية أو لمرة واحدة بلا رموز نشطة؛
- واجهة مترجمة بلا خلط بين اللغات.
إذا احتوت الشاشة على عميل حقيقي أو عنوان أو رمز أو معرف تقني أو لغة مختلطة، فتبقى للتشخيص ولا تنشر.
ممارسات جيدة
- افصل السياق الخارجي عن الداخلي: يجب ألا تعرض بوابة العميل ملاحظات خدمة أو مهام داخلية أو بيانات تقنية.
- استخدم أسماء واضحة للطلبات والمستندات حتى لا يضطر العميل إلى التخمين.
- أعد فحص الوصول بعد تغيير الشركة أو جهة الاتصال أو السياسة.
- ألغ الدعوات والروابط القديمة عند انتهاء التعاون.
- احتفظ بكل نقاش داخل العنصر الذي يخصه: طلب أو مستند أو قناة عامة.
- قبل منح الوصول، تحقق من السياسة الفعالة، وليس من إعداد شركة أو جهة اتصال واحد فقط.
- استخدم بيانات عرض جاهزة فقط للقطات الشاشة والتدريب، وليس طلبات أو أشخاصا حقيقيين.