الوثائق
تجعل الوثائق في LadVen OS ملفات العمل قريبة من العملية نفسها: مهمة، بطاقة CRM، عميل، مجموعة عمل أو workflow. الوثيقة ليست مجرد ملف مخزن. يجب أن توضح ما هي المادة، ولأي قضية تنتمي، وما هي النسخة الحالية، ومن يجب أن يراجعها أو يوقعها، وما الخطوة التالية.
استخدم الوثائق كطبقة عمل مضبوطة، وليس كمجلد لمرفقات عشوائية.
أين توجد
المناطق الأساسية:
- الوثائق (
/documents) - قائمة الوثائق وبطاقات العمل؛ - بطاقة الوثيقة (
/documents/:documentId) - الملفات، الحالة، الروابط، الإجراءات، السجل والتعليقات؛ - قوالب الحزم (
/documents/templates) - مجموعات وثائق متكررة للمهام وCRM والعملاء ومجموعات العمل؛ - التبادل الوارد (
/documents/exchange/inbound) - معالجة الوثائق التي وصلت عبر تبادل خارجي؛ - كتل مرتبطة داخل المهام وCRM والإكسترانت ومساحات العمل.
تعتمد الإجراءات المتاحة على الصلاحيات، ونوع الوثيقة، والعنصر المرتبط، وسياسة التوقيع أو التبادل.
مسار العمل
- أنشئ الوثيقة أو افتحها من السياق الصحيح: مهمة، فرصة، عميل، مشروع أو قائمة الوثائق.
- استخدم اسما ونوعا واضحين: عقد، فاتورة، محضر، عرض، مواد قضية، وكالة أو نوع عمل آخر.
- أرفق الملفات الحالية ووضح إلى أي عنصر تنتمي.
- تحقق من النسخة قبل الموافقة، أو الإرسال إلى العميل، أو النشر في الإكسترانت.
- اترك تعليقا: ما الذي تغير، ومن يجب أن يراجع، وما الخطوة التالية.
- إذا كانت مجموعة الوثائق تتكرر، استخدم قالب حزمة.
بطاقة الوثيقة
يجب أن تعرض بطاقة الوثيقة سياق العمل: الاسم، النوع، الحالة، الملفات المرتبطة، العميل أو المهمة، المسؤولين وسجل الإجراءات. إذا كانت الوثيقة مرتبطة بCRM أو المهام أو الإكسترانت، فيجب أن يفهم المستخدم لماذا توجد ومن ينتظر النتيجة.
تجنب أسماء مثل scan.pdf أو final_new_2. الاسم الجيد يساعد الفريق على العثور على الوثيقة من دون فتح الملف.
النسخ والحداثة
قبل الإرسال الخارجي أو التوقيع، تحقق من أن النسخة الحالية مفتوحة. إذا احتوت الوثيقة على عدة ملفات، فحدد الملف الرئيسي والملحقات الداعمة.
لا تحذف نسخة قديمة إذا كانت لازمة لتاريخ الموافقات. اترك تعليقا واضحا يشرح لماذا ظهرت نسخة جديدة.
قوالب الحزم
يصف قالب الحزمة مجموعة وثائق متكررة: ما الوثائق المطلوبة، وما الإلزامي منها، وأين تطبق الحزمة، وما قواعد الموافقة أو التوقيع المستخدمة.
استخدم القوالب للعمليات المتكررة: حزمة بيع، حزمة عقد، طلب خدمة، قضية قانونية، onboarding أو بدء مشروع. لا تنشئ قالبا لحالة واحدة لن يكررها الفريق.
الربط بالمهام وCRM
يجب ربط الوثيقة بعنصر عمل عندما يعتمد التنفيذ عليها. في المهمة، تمنح الوثيقة المنفذ مواد الإدخال والنتيجة المتوقعة. في CRM، تحفظ الأساس التجاري أو القانوني للعمل.
إذا كانت الوثيقة تحتاج إلى إعداد أو مراجعة أو إرسال، فأنشئ مهمة لها مسؤول وموعد. وإذا كانت تخص عميلا، فتحقق من رابط CRM وصلاحيات الوصول.
التوقيع والتبادل
بالنسبة للوثائق التي تذهب إلى تبادل خارجي أو توقيع، تكون الجهة المقابلة، والكيان القانوني، والنسخة الحالية، والحالة هي الأهم. قبل الإرسال، تحقق من أن الوثيقة تخص العميل الصحيح، ولا تحتوي على تعليقات داخلية، وجاهزة لإجراء خارجي.
إذا احتاج التبادل الخارجي إلى متابعة، فلا تتجاوزه بإرسال يدوي غير موثق. ثبت الحالة والخطوة التالية حتى يرى الفريق أين توقفت الوثيقة.
الوثائق الواردة
الوثيقة التي تصل من الخارج يجب فرزها أولا: تحديد العميل أو الفرصة، فحص التكرار، ربطها بمهمة أو بطاقة CRM، وتعيين مسؤول. لا تنقل ملفا واردا إلى القائمة العامة من دون سياق.
إذا احتوت الوثيقة على بيانات شخصية أو مالية أو تعاقدية، فتحقق من الوصول قبل مناقشتها في مهمة أو دردشة أو مساحة إكسترانت.
رقابة المدير
على المديرين مراجعة ما يلي بانتظام:
- وثائق بلا مهمة أو عميل أو بطاقة CRM مرتبطة؛
- حزم ينقصها مستند إلزامي؛
- وثائق تنتظر الموافقة أو التوقيع أو التبادل الخارجي؛
- نسخ قديمة ما زال الفريق يستخدمها؛
- قوالب تنشئ وثائق غير ضرورية أو غير واضحة؛
- ملفات منشورة خارجيا أو في الإكسترانت من دون فحص الوصول.
ممارسات جيدة
- سم الوثائق حسب المعنى العملي: العميل، النوع، الفترة أو النتيجة.
- لا تضع بيانات خاصة في الأوصاف العامة.
- تحقق من النسخة قبل الإرسال أو التوقيع أو النشر في الإكسترانت.
- اربط الوثائق بالمهام أو CRM أو العميل أو مجموعة العمل.
- استخدم القوالب للحزم المتكررة.
- للقطات الشاشة، استخدم ملفات demo جاهزة وأسماء محايدة فقط.