البريد
البريد في LadVen OS ليس أرشيفا منفصلا للمراسلات. الرسائل المهمة يجب أن تتحول إلى عمل قابل للإدارة: فرصة CRM، مهمة، تعليق، ملف، أو خطوة عميل تالية.
يساعد البريد الفريق على رؤية الرسائل التي تحتاج إلى رد، والرسائل المرتبطة بعميل أو فرصة، ومن يملك المتابعة، وأين تم حفظ نتيجة الاتفاق.
أين يوجد
المناطق الأساسية:
- البريد (
/mailbox) - الصناديق المتصلة، سيناريوهات الربط وقواعد المعالجة؛ - الوارد (
/mailbox/inbox) - قائمة الرسائل، السلاسل، المجلدات، البحث، الإجراءات السريعة وسياق CRM؛ - بطاقة الرسالة (
/mailbox/messages/:messageIdأو الفتح من الوارد) - النص، المرفقات، المرسلون، المستلمون، إجراءات CRM والرد؛ - مسارات بريد CRM القديمة تنقل إلى قسم البريد الحالي.
تعتمد الإجراءات المتاحة على صلاحيات البريد وCRM والمهام والصندوق المحدد.
متى تستخدم البريد
استخدم وحدة البريد عندما تبدأ الرسالة بيعا أو دعما أو إجراء عميل أو مهمة أو اتفاقا يجب أن يبقى مرئيا للفريق.
ربط صندوق بريد
اختر الغرض أولا:
- صندوق شخصي لمراسلات العمل الخاصة بالمالك؛
- صندوق مشترك لفريق أو قسم أو اتجاه عمل؛
- صندوق CRM للرسائل التي يجب أن تنشئ أو تربط فرصا.
تحقق من العنوان واسم المرسل وخوادم الاستقبال والإرسال والاتصال الآمن وحقوق الوصول والتنبيهات. في الصندوق المشترك، حدد من يستطيع القراءة ومن يملك مسؤولية المعالجة.
معالجة الرسائل الواردة
اقرأ الوارد كحالات عمل، وليس كقائمة رسائل فقط.
تحقق من:
- من أرسل الرسالة وهل هو عميل أو جهة اتصال معروفة.
- هل توجد فرصة أو طلب عميل أو مهمة مرتبطة.
- هل يلزم رد أو ملف أو توضيح أو إجراء من شخص آخر.
- هل يجب تحويل الرسالة إلى مهمة.
- هل يجب إنشاء أو ربط فرصة CRM.
- هل يحتاج الفريق إلى ملاحظة داخلية تشرح القرار.
إذا كانت الرسالة مرتبطة بCRM، فاستمر في العنصر المرتبط. وإذا أثرت في التزام تجاه العميل ولم تكن مرتبطة، فأنشئ الرابط قبل ضياع السياق.
الإجراءات السريعة
استخدم الإجراءات السريعة فقط بعد فحص السياق:
- الرد - من الصندوق الصحيح وبتوقيع واضح؛
- إنشاء فرصة - عندما تبدأ الرسالة عملية عميل جديدة؛
- ربط فرصة - عندما تخص الرسالة صفقة أو طلبا قائما؛
- فتح الفرصة - لمتابعة العمل في CRM؛
- الأرشفة - عندما تتم معالجة الرسالة ولا تحتاج إلى إجراء؛
- الحذف - فقط إذا لم تكن الرسالة مطلوبة لتاريخ العمل.
إذا احتوت الرسالة على مرفقات، فحدد أي ملفات يجب حفظها في مهمة أو CRM أو الوثائق. لا تترك ملفا مهما داخل سلسلة البريد فقط.
ربط الرسالة بCRM
اربط الرسالة بCRM عندما تخص المبيعات أو الدعم أو الدفع أو العقد أو الطلب المتكرر أو مشروع عميل. قبل إنشاء فرصة جديدة، تحقق من عدم وجود طلب أو فرصة نشطة للعميل نفسه.
مهمة من رسالة
أنشئ مهمة عندما تتطلب الرسالة عملا محددا: إعداد رد، مراجعة ملف، تنسيق شروط، إصدار فاتورة، تحديث بيانات، التواصل مع العميل، أو نقل السؤال إلى قسم آخر.
يجب أن تحتوي المهمة على النتيجة المتوقعة، المسؤول، الموعد أو الأولوية، سياق البريد أو CRM، الملفات المطلوبة، ومعيار واضح للاكتمال.
موضوع الرسالة لا يستبدل وصف المهمة.
الردود والرسائل الصادرة
قبل إرسال رد، تحقق من صندوق الإرسال، المستلمين، النسخ، الموضوع، المرفقات والتوقيع. في الصندوق المشترك، يجب أن يفهم العميل أي فريق رد ومن يملك الخطوة التالية.
لا ترسل ملاحظات داخلية أو ملفات مسودة أو روابط خاصة أو تعليقات الفريق إلى الخارج.
الصناديق المشتركة
في الصندوق المشترك، الوصول والمسؤولية شيئان مختلفان. يمكن لعدة أشخاص رؤية الرسالة، لكن شخصا واحدا يجب أن يملك الخطوة التالية.
حدد من يعالج الرسائل الجديدة، من يراقب الردود المتأخرة، أي رسائل تنتقل إلى CRM، أيها تصبح مهاما، وما التنبيهات المطلوبة.
الأمان
إذا فشل الاتصال، تحقق من العنوان وكلمة مرور التطبيق والخوادم والمنافذ والاتصال الآمن. إذا لم تظهر الرسائل، تحقق من الحقوق والمجلد والمزامنة وإعدادات التخزين المحلي.
لا تنسخ كلمات المرور أو الرموز أو الروابط التقنية الداخلية أو بيانات العميل الخاصة إلى عناوين المهام أو التعليقات العامة.
ممارسات جيدة
- عالج الوارد حسب المعنى: رد، ربط بCRM، إنشاء مهمة، ترك ملاحظة، إغلاق.
- في رسائل العملاء، تحقق من أن الخطوة التالية ظاهرة في CRM.
- في المهام الناتجة عن البريد، اكتب النتيجة وليس موضوع الرسالة فقط.
- في الصناديق المشتركة، عين مالكا للمعالجة.
- الملاحظات الداخلية لا تستبدل المهام وقرارات CRM.