القرص والملفات
يحفظ القرص في LadVen OS ملفات العمل المرتبطة بالمهام وCRM والمستندات والمشاريع وعمليات الفريق. بذلك لا تبقى المرفقات المهمة داخل الدردشة فقط، ويبقى سياق الملكية والاستخدام واضحا.
استخدم القرص كتخزين مدار: مساحة، مجلد، ملف، ارتباط بكائن عمل، وصول واضح، ومشاركة خارجية مضبوطة.
المساحات
تعرض صفحة القرص المساحات. يمكن أن تكون المساحة شخصية أو مشتركة أو خاصة بمشروع أو مرتبطة بسياق عمل مثل مهمة أو عميل أو فرصة أو سجل آخر.
المسارات الأساسية:
/disk- قائمة المساحات وعرض الإسقاطات؛/disk/spaces/:spaceId- محتوى مساحة محددة؛/disk/spaces/:spaceId?folderId=...- مجلد محدد داخل المساحة؛- صفحة عامة للمستلم عند إصدار رابط ملف أو مجلد.
قبل إنشاء مساحة، حدد من يملك الملفات، من يحافظ على الترتيب، لأي عملية أو عميل تنتمي، هل يمكن مشاركتها خارجيا، وكم يجب أن تبقى محفوظة.
لا تنشئ مساحة مشتركة فقط لأن عدة أشخاص يحتاجون إلى ملف واحد. إذا كان الملف يخص مهمة أو سجل CRM، فالأفضل حفظه في ذلك السياق.
استخدم المرشحات حسب المالك والنوع والسياق وحالة الأرشفة. إذا رأيت مساحة لشخص آخر من دون حق تعديل، فتعامل معها كقراءة فقط.
الإسقاطات وملفات السياق
تعرض الإسقاطات الملفات والمستندات المرتبطة بالفعل بالمهام والدردشات وCRM والمستندات أو المشاركات. استخدمها للعثور على ملفات المهام، ملفات الدردشة، ملفات CRM، مستندات الفرص، العناصر المشتركة والملفات التي لها موضع فعلي.
لا تنقل كل ملف سياقي إلى مساحة مشتركة بشكل تلقائي. قرر أولا هل تحتاج إلى مجلد فعلي، أم أن ارتباط المهمة أو CRM أو المستند أو الدردشة يكفي.
المجلدات والملفات
افتح المساحة واستخدم المجلدات لبناء العمل: العقود، مواد العميل، الملفات الأصلية، النتائج، المحاضر والموافقات. يجب أن تشرح الأسماء المحتوى من دون قراءة كل المراسلات.
حمّل الملفات إلى المجلد الحالي. إذا لم يكن الرفع إلى الجذر متاحا، أنشئ أو افتح مجلدا أولا. بعد الرفع، تحقق أن الملف في المكان الصحيح ومرئي لمن يحتاجه.
داخل المساحة يمكنك إنشاء مجلدات ومجلدات فرعية، ورفع الملفات بزر أو بالسحب والإفلات، وإضافة ملف أو مستند موجود، والتبديل بين الشبكة والقائمة، والبحث في المجلد الحالي، وإعادة تسمية المواضع، ونسخها أو نقلها، وتنزيل ملف واحد أو ZIP للملفات المحددة، واستخدام وضع التحديد للأرشفة أو الاستعادة أو النقل إلى السلة أو الحذف.
استخدم الإجراءات الجماعية فقط بعد مراجعة التحديد. إذا كانت المجلدات والمستندات والملفات محددة معا، فتأكد أن الإجراء آمن لكل نوع.
الارتباط بالعمل
يجب أن يبقى الملف قريبا من العمل الذي يدعمه. إذا كان يثبت إنجاز مهمة، أرفقه بالمهمة أو ضع رابطا في تعليق. إذا كان يخص عميلا أو فرصة أو طلبا، فاحفظه في سياق CRM.
البنية الجيدة توضح لأي عميل أو مهمة أو مشروع ينتمي الملف، أي نسخة هي الحالية، من يجب أن يراجعها، وهل يمكن عرضها خارج الشركة.
يمكن وضع مستندات LadVen OS داخل المجلد كعناصر عمل. هي تبقى محتفظة بدورة حياتها وحالتها وتوقيعها ونشرها وموافقتها. لا تحول المستند إلى ملف عادي لمجرد وضعه في القرص إذا كان موضع المستند كافيا.
الروابط العامة
استخدم الرابط العام عندما يجب إرسال ملف أو مجلد بأمان إلى مستلم خارجي. قبل إنشائه، تحقق من تاريخ الانتهاء، وضع الوصول، كلمة المرور، حد التنزيلات، وإمكانية الإلغاء.
استخدم كلمة مرور وتاريخ انتهاء لبيانات العملاء أو البيانات المالية أو التعاقدية أو الشخصية. ألغ الرابط عندما لا يعود الوصول مطلوبا.
للمجلدات اختر الوضع بوعي:
- snapshot - يرى المستلم المحتوى كما كان عند إصدار الرابط؛
- live - يرى المستلم محتوى المجلد الحالي ما دام الرابط نشطا.
إذا لم تكن متأكدا، استخدم snapshot. وضع live مناسب فقط عندما يدير الفريق مجلدا عمدا لمستلم خارجي.
بعد إنشاء الرابط، احفظ URL المستلم وكلمة المرور المولدة فورا. يجب ألا تظهر الرموز وكلمات المرور في دردشات عامة أو بطاقات مهام أو لقطات توثيق. استخدم وضع التنزيل الواحد عندما يجب أن يحمل المستلم مرة واحدة فقط.
تعرض الصفحة العامة العنوان ونوع الهدف وتاريخ الانتهاء وعدد العناصر أو الحجم، وتطلب كلمة المرور عند الحاجة. الروابط الملغاة أو المنتهية أو المحظورة يجب أن تعرض حالة واضحة بدلا من الملف.
WebDAV والاتصال
تعرض كل مساحة بيانات الاتصال: عنوان الويب، عنوان WebDAV، مسار المساحة، تسجيل الدخول وحالة كلمة مرور التطبيق. WebDAV مناسب للموظفين الذين يعملون عبر Finder أو Windows Explorer أو عميل ملفات جوال.
استخدم كلمة مرور تطبيق WebDAV مخصصة فقط. كلمة مرور الحساب الرئيسية وجلسة البوابة لا تعملان كقرص شبكة. كلمة المرور الجديدة تظهر مرة واحدة: احفظها في مدير كلمات مرور وأعد إصدارها إذا كان هناك احتمال تسرب.
مراجعة القرص بانتظام
عيّن مالكا يراجع بانتظام المساحات والروابط العامة النشطة ووصول WebDAV ومكان حفظ الملفات النهائية. هذه المراجعة مهمة خصوصا بعد انتهاء مشروع، نقل عميل إلى مسؤول آخر، مغادرة موظف، تغيير متعاقد، أو نشر حزمة مستندات جديدة.
أثناء المراجعة:
- أغلق الروابط العامة التي انتهى هدفها أو انتهت صلاحيتها؛
- تأكد أن مجلدات live لا تعرض ملفات داخلية جديدة لمستلم خارجي؛
- انقل المواد النهائية من المجلدات الشخصية إلى المهمة أو سجل CRM أو المستند أو المشروع؛
- أعد تسمية المجلدات والملفات إذا لم يعد الاسم يشرح الغرض؛
- أعد إصدار كلمة مرور WebDAV عندما لا يجب أن يستمر جهاز أو متعاقد أو وصول في العمل؛
- احذف أو أرشف المسودات فقط بعد فحص المهام والمستندات وسجلات CRM المرتبطة.
لا تستخدم الرابط العام كبديل دائم لصلاحيات الوصول. إذا كان الشخص يحتاج إلى العمل مع الملفات مدة طويلة، فامنحه وصولا داخليا أو extranet مناسبا، واجعل الروابط العامة لتسليم النتائج مؤقتا فقط.
الأرشفة والحذف
أرشف المساحات غير النشطة التي يجب أن تبقى للتاريخ. لا تحذف إلا بعد التأكد أن الملف لم يعد مطلوبا لمهمة أو سجل CRM أو مستند أو عميل أو مستلم خارجي.
افصل بين الأرشفة والسلة والحذف الفوري. الأرشفة تحفظ التاريخ، والسلة تمنح وقتا لمراجعة العواقب، والحذف الفوري يستخدم فقط للمجلدات الفارغة أو المواضع الخاطئة أو المسودات الآمنة.
قبل الحذف، تحقق من الروابط العامة النشطة والمهام والمستندات وبطاقات CRM. إذا كان الرابط نشطا، ألغ الرابط أولا.
لقطات آمنة
يجب أن تستخدم لقطات التوثيق العام مساحات demo ومجلدات demo وملفات حيادية وواجهة محلية. لا تعرض أسماء حقيقية أو مستندات عملاء أو URL خاصة أو رموز روابط أو كلمات مرور WebDAV أو بريد إلكتروني أو أرقام هاتف أو بيانات عملاء نشطة.
لقطة الرابط العام مقبولة فقط إذا كانت تشير إلى ملف demo ولا يظهر فيها سر يمكن استخدامه بعد النشر.
ممارسات جيدة
- احتفظ بالملفات النهائية قرب المهمة أو سجل CRM أو المستند حيث اتخذ القرار.
- لا تستخدم مساحة شخصية لنتائج الفريق.
- لا تنشر ملفات تحتوي على أوراق مخفية أو تعليقات مسودة أو بيانات خاصة.
- سم المجلدات حسب العملية أو العميل.
- راجع الروابط العامة النشطة بانتظام مثل مراجعة الصلاحيات.
- احفظ كلمة مرور تطبيق WebDAV منفصلة وأعد إصدارها بعد مغادرة موظف أو فقدان جهاز أو الاشتباه بتسرب.