الشركة والفرق
تحدد أقسام الشركة بنية العمل في LadVen OS: من يعمل في البوابة، إلى أي أقسام ينتمي، ما مجموعات العمل التي يقودها، وما البيانات التي يمكنه الوصول إليها. تؤثر هذه البنية في المهام وCRM والمستندات والمحادثات والتقويم وسير العمل وDisk والتقارير.
أين تعمل
- الشركة (
/company) - مدخل إلى الأقسام والموظفين وقواعد الوصول وإعدادات البوابة. - الموظفون (
/users) - قائمة المستخدمين والبحث والملفات الشخصية والنشاط واللغة والمنطقة الزمنية والحقوق. - الأقسام (
/departments) - الشجرة التنظيمية والمديرون والأعضاء وقواعد تكليف المهام ونقل العمل بين الأقسام. - مجموعات العمل (
/projects) - فرق المشاريع والمالكون والأدوار والحالات والمشاركون. - بطاقة مجموعة العمل (
/projects/:projectId) - مساحة مشروع تضم النظرة العامة والمهام والنشاط والملفات والمستندات والروابط والمناقشات والعلاقات والإعدادات.
تعتمد الإجراءات على الدور. يرى الموظف البنية والمشاريع المتاحة له فقط. يدير المسؤول الأعضاء والوصول والقواعد. ويدير مالك المجموعة أو المشرف ترتيب العمل داخل مجموعته.
كيف تؤثر البنية في العمل
ليست بنية الشركة مجرد دليل. فهي تحدد من يستطيع تكليف المهام إلى الأسفل أو الأعلى أو بين الأقسام، ومن يظهر كمسؤول في CRM، وأي سياق فريق يستخدم للمستندات والملفات، ومن يستلم مهام سير العمل، وكيف تعرض التقارير الحمل حسب القسم والشخص والمشروع.
قبل ضبط الوصول أو سير العمل، تأكد أن الموظفين والأقسام ومجموعات العمل تعكس المسؤولية الحقيقية.
الموظفون
تعرض صفحة الموظفون الأشخاص ومستخدمي الخدمة. يمكن البحث بالاسم أو تسجيل الدخول أو البريد أو الهاتف أو المنصب، ورؤية الدور والحالة، وفتح التحرير.
يدير المسؤول تسجيل الدخول والبريد والهاتف والاسم والمنصب ولغة الواجهة والمنطقة الزمنية والحالة النشطة ودور المسؤول وكلمة المرور وملخص حقوق المهام وCRM.
استخدم جهات اتصال عمل وأدوارا واضحة. إذا توقف شخص مؤقتا عن استخدام البوابة، فعطل الحساب أولا. لا تستخدم صلاحية المسؤول كحل سريع لمشكلة وصول واحدة؛ راجع القسم ومجموعة العمل والسياسة الشخصية وإعدادات الوحدة.
الأقسام
تصف الأقسام بنية الإدارة: التبعية والمديرين وكيف ينتقل العمل بين المستويات. يجب أن يكون لكل قسم اسم واضح ومدير فعلي وأعضاء محدثون ومكان صحيح في الشجرة وحالة نشطة وقواعد للمهام.
إذا انتقل موظف إلى قسم آخر، فحدث البنية قبل المهام أو سير العمل الجديدة. وإذا أُغلق قسم، فراجع أولا المهام النشطة والمشاريع والمستندات وقواعد الوصول.
قواعد المهام حسب القسم
يمكن للأقسام تحديد اتجاهات تكليف المهام:
- إلى الأسفل - إرسال العمل إلى الأقسام التابعة؛
- إلى الأعلى - التصعيد إلى المديرين؛
- أفقيا - إرسال العمل إلى أقسام مرتبطة؛
- داخل القسم - بقاء العمل داخل الفريق نفسه.
استخدم القوالب الجاهزة كنقطة بداية وتحقق منها في سيناريو حقيقي. تحتاج المبيعات غالبا إلى التصعيد والعمل بين الأقسام؛ أما الإنتاج فيحتاج غالبا إلى التكليف إلى الأسفل ورقابة المدير. عند حفظ القواعد المحلية، اكتب سببا واضحا للتغيير.
مجموعات العمل
تجمع مجموعة العمل الأشخاص حول مشروع أو عميل أو منتج أو مبادرة داخلية أو فريق مؤقت. في الكتالوج يمكن البحث، وإنشاء المجموعات، ورؤية المالك ودورك والحالة وفتح البطاقة.
اضبط الاسم والرمز والوصف والموضوع والمالك وعلامات المشروع أو Scrum والرؤية والحالة المفتوحة والحالة المغلقة أو المؤرشفة وأدوار الأعضاء: مالك أو مشرف أو عضو أو ضيف.
استخدم مجموعات العمل عندما تحتاج إلى سياق مشروع مستقل، أو أشخاص من عدة أقسام، أو مهام وCRM ومستندات وملفات ومناقشات مشتركة، أو حفظ التاريخ بعد الانتهاء. لا تنشئ مجموعة لكل مهمة صغيرة.
بطاقة مجموعة العمل
بطاقة مجموعة العمل هي مساحة التشغيل للمشروع:
- نظرة عامة - المالك والوصف والأعضاء والحقائق الأساسية.
- النشاط - الأحداث الأخيرة والتغييرات التي تحتاج إلى متابعة.
- المهام - العمل داخل سياق المجموعة.
- الملفات والمستندات - المواد والقوالب والنتائج.
- الروابط - الموارد الخارجية التي يحتاجها الفريق.
- المناقشات - القرارات واتفاقات العمل.
- العلاقات - العملاء وجهات الاتصال والفرص أو الكيانات الأخرى المرتبطة.
- الإعدادات - الوصف والأعضاء وقواعد المساحة.
للقطات العامة استخدم مشاريع تجريبية فقط، وأشخاصا محايدين، وملفات آمنة، وروابط بلا عناوين خاصة.
الوصول والمسؤولية
يجب أن تعكس الحقوق المسؤولية الفعلية. قبل تغيير الوصول، حدد سبب الحاجة إليه، والنطاق الذي ينتمي إليه، ومن يتحمل نتائجه. إذا رأى المستخدم أكثر أو أقل مما يلزم، فراجع الأقسام وعضوية مجموعات العمل والسياسات الشخصية وإعدادات الوحدات.
أمان اللقطات
يجب أن تحتوي لقطات التوثيق على موظفين تجريبيين وأقسام تدريبية ومشاريع تجريبية وملفات آمنة وروابط بلا رموز أو نطاقات خاصة وواجهة مترجمة بالكامل فقط. لا تنشر بريدا أو هاتفا أو صورا شخصية أو ملفات خاصة أو أخطاء خاما أو حقولا تقنية أو مزيجا من اللغات.
ممارسات جيدة
- حافظ على قائمة الموظفين محدثة.
- افصل الأقسام عن مجموعات المشاريع.
- عيّن مالكا مسؤولا لكل مجموعة.
- أعد فحص الوصول بعد تغييرات البنية.
- استخدم أسماء واضحة للأقسام والمجموعات.
- أرشف المجموعات المنتهية إذا كان التاريخ ما زال مطلوبا.
- راجع الموظفين والأقسام قبل تشغيل سير العمل.
أخطاء شائعة
- إنشاء قسم بلا مدير.
- إضافة شخص إلى مشروع دون مراجعة الدور ورؤية المستندات.
- منح صلاحية المسؤول بدلا من ضبط النطاق الصحيح.
- حذف مستخدم أو مجموعة قبل مراجعة التاريخ.
- استخدام مشاريع عملاء أو موظفين حقيقيين في اللقطات.