المهام الدورية
المهمة الدورية هي قالب مهمة مضافًا إليه جدول زمني، يقوم البوابة بموجبه بإنشاء مهمة جديدة تلقائيًا: كل يوم اثنين، في اليوم الأول من الشهر، مرة كل أسبوعين. هذا يلغي الإسناد اليدوي للعمل المتكرر — التقارير والاجتماعات التخطيطية والفحوصات الدورية — ويضمن ألا تضيع المهمة.
تُضبط المهام الدورية في صفحة أتمتة المهام على العنوان /tasks/automation، علامة التبويب «الدورية».
متى تحتاج إلى المهام الدورية
من المفيد إنشاء مهمة دورية حيث يتكرر العمل نفسه وفق التقويم:
- تقرير أسبوعي عن أحد الاتجاهات؛
- تحليل شهري للمؤشرات؛
- فحص دوري للمعدات أو المستندات؛
- اجتماع تخطيطي متكرر مع إعداد جدول الأعمال.
إذا نشأ العمل بناءً على حدث وليس وفق التقويم (مثل «عندما تنتقل الصفقة إلى مرحلة ما»)، فهذه ليست مهمة دورية بل قاعدة المهمة أو روبوت CRM.
أين تُضبط
افتح /tasks/automation وانتقل إلى علامة التبويب «الدورية». تظهر في القائمة جميع المهام الدورية المُعدّة: الاسم، الجدول الزمني، أقرب تشغيل، المالك والحالة. يتطلب الإنشاء والتعديل صلاحيات أتمتة المهام؛ بدونها تكون المهام الدورية متاحة للقراءة فقط.
مما تتكون المهمة الدورية
تتكوّن المهمة الدورية من جزأين:
- قالب المهمة — ما الذي سيُنشأ بالضبط: الاسم، الوصف، المسؤول، المشروع، قائمة التحقق، الأولوية.
- الجدول الزمني — متى وبأي تكرار تُنشأ المهمة.
أعدّ أولًا قالبًا جيد الجودة: المهمة التي تنشئها البوابة بنفسها يجب أن تكون مفهومة فورًا للمنفّذ، دون تعديل يدوي بعد الإنشاء.
الجدول الزمني
يُحدَّد الجدول الزمني بعدة حقول:
- التكرار — يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا؛
- الفاصل — كل يوم/أسبوع/شهر رقم N (مثل مرة كل أسبوعين)؛
- أيام الأسبوع — للجدول الأسبوعي يمكن اختيار أيام محددة؛
- تاريخ البدء — من أي لحظة يبدأ الجدول الزمني بالعمل؛
- عدد التكرارات — قيد اختياري لعدد مرات إنشاء المهمة.
تعرض البوابة ملخصًا نصيًا واضحًا للجدول الزمني، حتى يمكن التحقق من الإعداد قبل التفعيل.
المنطقة الزمنية
للجدول الزمني منطقة زمنية — تحدد اللحظة التي تُنشأ فيها المهمة بالتوقيت المحلي. هذا مهم للفرق الموزّعة: تحقق من أن المنطقة تطابق من يعمل فعليًا على هذه المهمة، وإلا فستظهر المهمة في وقت غير مناسب من اليوم.
التشغيل اليدوي
يمكن تشغيل المهمة الدورية يدويًا دون انتظار الجدول الزمني — وهذا مفيد للتحقق من القالب أو للإنشاء غير المخطط مرة واحدة. يُنشئ التشغيل اليدوي مهمة وفق القالب نفسه ويظهر في سجل التشغيل.
التفعيل والملكية
تبدأ المهمة الدورية في إنشاء المهام فقط بعد التفعيل. يجب أن يكون لكل مهمة دورية مالك — وهو من يتحمّل مسؤولية تحديث القالب والجدول الزمني. تُظهر القائمة من غيّر الإعداد ومتى.
تُحفظ المهمة الدورية المعطّلة لكنها لا تنشئ مهام جديدة — وهذه طريقة طبيعية لإيقاف اللائحة مؤقتًا دون فقدان القالب.
الحماية من النسخ المكررة
البوابة محمية من الإنشاء العرضي للنسخ المكررة: التشغيل المتكرر بالمعايير نفسها لا يولّد مهام متطابقة. ومع ذلك لا تُعدّ مهمتين دوريتين لنفس العملية — فهذا يخلق ارتباكًا ونسخًا مكررة متوازية وفق قوالب مختلفة.
الحالات والقيود
- المهمة الدورية معطّلة — لا تُنشأ مهام جديدة؛
- لم يحن موعد الجدول الزمني بعد — يظهر أقرب تشغيل في القائمة؛
- حُدّد عدد التكرارات واستُنفد — لا تُنشأ مهام بعد ذلك؛
- لا توجد صلاحيات للإدارة — المهمة الدورية متاحة للقراءة فقط؛
- يظهر التشغيل في السجل؛ كما تظهر هناك عمليات التشغيل الفاشلة والفائتة.
الممارسات الجيدة
- أكمل القالب أولًا، ثم فعّل الجدول الزمني.
- تحقق من الملخص النصي للجدول الزمني قبل التفعيل.
- حدّد المنطقة الزمنية الصحيحة للمنفّذ.
- نفّذ تشغيلًا يدويًا للتأكد من أن المهمة تُنشأ كما ينبغي.
- عيّن مالكًا وراجع بانتظام مدى ملاءمة اللائحة.
- لا تكرّر العملية نفسها بعدة مهام دورية.
الأخطاء الشائعة
تفعيل الجدول الزمني بقالب غير مكتمل. يتلقى المنفّذ مهمة غير مفهومة ويُكملها يدويًا في كل مرة.
تجاهل المنطقة الزمنية. تظهر المهمة ليلًا أو في عطلة لدى الشخص الخطأ.
إنشاء نسخ مكررة للائحة واحدة. عدة مهام دورية متشابهة تخلق عملًا متوازيًا وارتباكًا.
نسيان تعطيل اللائحة القديمة. تستمر البوابة في إسناد مهام لم تعد لازمة لأحد.
كيفية التحقق من النتيجة
- تظهر في القائمة أقرب تشغيل وملخص صحيح للجدول الزمني؛
- أنشأ التشغيل اليدوي مهمة وفق القالب المتوقع؛
- المهمة المُنشأة مفهومة فورًا للمنفّذ دون تعديل؛
- يُظهر سجل التشغيل أن المهام تُنشأ في التواريخ المطلوبة.