المهام اليدوية لسير العمل
المهمة اليدوية هي خطوة من سير عمل الأعمال لا يمكن تنفيذها تلقائيًا، ويسلّمها سير العمل إلى شخص محدد. وما دامت المهمة لم تُنجز، يبقى سير العمل منتظرًا عند هذه الخطوة. لذلك فإن المهام اليدوية هي المكان الذي «تتوقف فيه الأتمتة عند الإنسان»، ويجب معالجتها بنفس الانضباط الذي تُعالَج به مهام العمل المعتادة.
تتوفر قائمة انتظار المهام اليدوية على العنوان /automation/workflows/tasks.
ما هي المهمة اليدوية
عندما يصل سير العمل إلى عقدة مهمة، فإنه ينشئ مهمة يدوية ويوجّهها إلى المسؤول. تصف المهمة ما يجب القيام به، وبأي كائن وأي نسخة عملية ترتبط، وبأي موعد نهائي يُنتظر إنجازها. ولن يمضي سير العمل قدمًا حتى يغلق المسؤول هذه الخطوة — بإكمالها أو إلغائها.
أين تُعالَج
في قسم /automation/workflows/tasks تُجمَّع قائمة انتظار المهام. ومن المريح فرزها حسب الموعد النهائي وتصفيتها حسب المسؤول أو بالبحث، لرؤية خطواتك أو خطوات الفريق. ومن المفيد للمدير مراجعة قائمة الانتظار بانتظام: فالمهام العالقة تُظهر أين تقف سير العمل عند الأشخاص.
ما الذي يظهر في المهمة
يُعرَض في المهمة:
- الاسم والوصف — ما يجب القيام به؛
- المسؤول — لمن وُجِّهت الخطوة؛
- الموعد النهائي — بأي وقت يُنتظر الناتج؛
- الكائن المرتبط — مهمة أو صفقة أو كائن عمل آخر؛
- نسخة العملية — الانتقال إلى عملية التشغيل التي أُنشئت الخطوة في إطارها؛
- الحالة — قيد الانتظار أو مكتملة أو ملغاة.
قبل الإكمال انظر لا إلى الاسم وحده، بل أيضًا إلى الكائن المرتبط والنسخة: فهكذا يتبيّن جزءًا من أي سير عمل تُعدّ الخطوة ولماذا هي مطلوبة.
إكمال المهمة
أنهِ المهمة فقط بعد التنفيذ الفعلي للعمل. بعد تعليمها «مكتملة» يتابع سير العمل من الخطوة التالية. لا تغلق الخطوة شكليًا «كي لا تبقى معلّقة» — فهذا يدفع سير العمل قدمًا على بيانات زائفة ويُفسد اللائحة في الأسفل على طول الرسم البياني.
إلغاء المهمة
إذا كان من المتعذر أو غير الضروري تنفيذ الخطوة، تُلغى. الإلغاء يغلق المهمة دون تنفيذ؛ ويعالج سير العمل ذلك وفق منطقه الخاص. وضّح سبب إلغاء الخطوة (في تعليق على الكائن المرتبط أو لمالك سير العمل) — وإلا يصبح من غير الواضح لاحقًا هل كان ذلك قرارًا أم خطأ. والإلغاء المتكرر لنفس المهمة إشارة إلى أن المُشغِّل أو الموجَّه إليه في القالب غير صحيح.
قائمة الانتظار والتحكم
قائمة انتظار المهام أداة عمل للتحكم. عند المراجعة انظر إلى:
- من المسؤول وهل هو محمَّل فوق طاقته؛
- هل المهام متأخرة؛
- هل علقت مهمة يقف عليها سير العمل بأكمله؛
- هل تتكرر نفس المهمة بسبب قالب خاطئ.
المهمة اليدوية العالقة سبب شائع لـ«تعثّر» نسخة العملية: سير العمل ليس معطّلًا، إنه ببساطة ينتظر الإنسان.
الحالات والقيود
- المهمة في حالة «قيد الانتظار» — سير العمل يقف عند هذه الخطوة؛
- المهمة مكتملة — سير العمل مضى قدمًا؛
- المهمة ملغاة — أُغلقت الخطوة دون تنفيذ؛
- المهمة متأخرة — انقضى الموعد النهائي والخطوة لا تزال مفتوحة؛
- لا توجد صلاحيات للمعالجة — المهمة متاحة للعرض فقط.
الممارسات الجيدة
- عالج مهام سير العمل بنفس الانتباه الذي تعالج به مهام العمل.
- أنهِ الخطوة فقط بعد التنفيذ الحقيقي.
- عند الإلغاء سجّل السبب.
- راجع بانتظام المهام المتأخرة والعالقة.
- المهام المتكررة أو الخاطئة أصلحها في قالب سير العمل، لا يدويًا.
الأخطاء الشائعة
إغلاق المهمة شكليًا. يمضي سير العمل قدمًا على بيانات زائفة، ويطفو الخطأ لاحقًا.
الإلغاء دون تفسير. يتعذر لاحقًا التمييز بين قرار واعٍ وخطأ.
عدم ملاحظة المهام العالقة. يقف سير العمل بأكمله لأن خطوة واحدة لم تُعالَج.
إصلاح العَرَض يدويًا. إذا تكررت نفس المهمة، فالمشكلة في قالب سير العمل.
كيفية التحقق من النتيجة
- بعد «مكتملة» انتقلت نسخة العملية إلى الخطوة التالية؛
- المهام الملغاة لها سبب واضح؛
- لا توجد في قائمة الانتظار خطوات متأخرة أو عالقة غير ملحوظة؛
- المهام الخاطئة المتكررة عولجت في القالب.