إدارة مجلدات البريد
تساعد المجلدات على إبقاء صندوق البريد منظما: فصل المراسلة النشطة عن الأرشيف، توزيع الرسائل بحسب العملاء أو المشاريع أو المواضيع، وإيجاد المطلوب بسرعة. في LadVen OS تتزامن مجلدات الصندوق المرتبط مع مزود البريد، لذلك يبقى الهيكل موحدا في البوابة وفي البريد نفسه.
لمعرفة كيفية ربط الصندوق، راجع قسم البريد.
مجلدات الصندوق
في الصندوق يمكنك:
- إنشاء مجلد — لعميل أو مشروع أو نوع رسائل أو مرحلة عمل؛
- إعادة تسمية مجلد — عند تغير غرضه؛
- حذف مجلد — عندما لا يعود مطلوبا؛
- نقل الرسائل — توزيع الرسائل يدويا على المجلدات.
الهيكل الواضح للمجلدات يوفر وقت كل الفريق العامل على صندوق مشترك: لا تضيع الرسائل، ويتوجه الموظفون الجدد أسرع.
المجلدات النظامية
بعض المجلدات نظامية: «الوارد»، «المرسَلة»، «المسودات»، «سلة المحذوفات»، «البريد المزعج»، «الأرشيف». وهي محمية: لا يمكن حذفها أو إعادة تسميتها لأن عمل البريد يعتمد عليها. أنشئ مجلداتك إلى جانب النظامية، لا بدلا منها.
نقل الرسائل واختيار المجلد
عند نقل رسالة أو ضبط قاعدة، تقترح البوابة اختيار مجلد. في اختيار المجلد يمكن البحث عن المطلوب بالاسم، ويُظهر الهيكل الشجري التداخل. المجلدات النظامية ظاهرة في الاختيار لكنها محمية من تغيير الهيكل.
يمكن ضبط التوزيع التلقائي للرسائل على المجلدات عبر قواعد معالجة الرسائل الواردة — فتصل الرسائل إلى المجلد المطلوب دون نقل يدوي.
الإجراءات الجماعية على الرسائل
عندما يلزم معالجة عدة رسائل دفعة واحدة، حدّدها وطبّق إجراء واحدا عليها جميعا:
- النقل إلى مجلد؛
- التمييز كمقروءة أو غير مقروءة؛
- الأرشفة؛
- الحذف.
تسرّع الإجراءات الجماعية فرز البريد المتراكم. لكن تحقق من التحديد قبل التطبيق: الحذف أو النقل الجماعي يمس كل الرسائل المحددة دفعة واحدة.
ممارسات جيدة
- أبقِ هيكل المجلدات بسيطا وواضحا لكل الفريق، لا لك وحدك.
- افصل المراسلة النشطة عن الأرشيف حتى لا يتحول «الوارد» إلى ركام.
- للتوزيع المتكرر، اضبط قواعد الوارد بدل النقل اليدوي.
- لا تنشئ مجلدات بدلا من النظامية — استخدمها إلى جانبها.
- قبل أي إجراء جماعي، تحقق من الرسائل المحددة.
أخطاء شائعة
- مجلدات كثيرة جدا — يصبح البحث أصعب من قائمة واحدة.
- التوزيع اليدوي لما يمكن أتمتته بقاعدة وارد.
- إجراء جماعي على تحديد خاطئ — تمس الرسائل غير المقصودة.
- محاولة التنظيم بحذف المجلدات النظامية بدل إنشاء مجلدات خاصة.