بوابة عميل الإكسترانت
تصف هذه الصفحة الإكسترانت من منظور العميل. وهي تساعد الفريق على شرح ما يحصل عليه المشارك الخارجي بالضبط بعد الدعوة: أين يرى الطلبات، وكيف يكتب في الدردشة، وأين يستلم المستندات، وأي الإجراءات لا تمنحه وصولا إلى العمل الداخلي للشركة.
أما كيفية منح الوصول وإدارة السياسات فموصوفة في صفحة الإكسترانت للموظفين.
ماذا يحصل العميل
يدخل العميل عبر الدعوة ويرى نطاق عمله فقط:
- الطلبات وحالاتها؛
- دردشة الطلب، وإذا كان مسموحا، الدردشة العامة مع الفريق؛
- المستندات المنشورة لشركته أو جهة اتصاله؛
- الملفات والتعليقات المرتبطة بالطلبات المتاحة؛
- إشعارات بالرسائل الجديدة وتغييرات الحالة والإجراءات على المستندات.
لا يعرض الإكسترانت للعميل المهام الداخلية ولا شركات الآخرين ولا التعليقات الداخلية ولا الإعدادات الخدمية ولا عمل العملاء الآخرين.
الدخول الأول
- يستلم العميل الدعوة عبر القناة المتفق عليها.
- يفتح الرابط ويعين كلمة المرور ويدخل إلى البوابة.
- يتحقق من الشركة الافتراضية والاسم والأقسام المتاحة.
- إذا رأى ما لا يخصه أو لم ير المطلوب، فيبلغ المدير — ويفحص الموظف الربط والسياسة الفعالة.
لا تطلب من العميل إعادة إرسال الدعوة إلى شخص آخر. فكل مشارك يحتاج إلى حساب خاص به حتى يبقى سجل الرسائل والتوقيعات والإجراءات قابلا للتحقق.
الطلبات والدردشة
الطلب هو عنصر العمل الأساسي للعميل. تظهر فيه الموضوع والحالة والمسؤول من جانب الفريق والمراسلات والملفات والخطوات التالية.
ممارسات جيدة للعميل:
- كتابة السؤال في دردشة الطلب المحدد لا في القناة العامة؛
- إرفاق الملفات بالطلب الذي تلزم فيه؛
- الرد على الاستيضاحات في المراسلة نفسها حتى لا يتفكك السجل؛
- النظر في الحالة قبل تكرار السؤال — فغالبا تكون الخطوة التالية مذكورة بالفعل.
المستندات والملفات
يرى العميل فقط المستندات المنشورة له. قبل النشر يجب أن يتحقق الموظف من أن المستند يخص الشركة الصحيحة، وأنه خال من الملاحظات الداخلية، وأن الإجراء المتوقع واضح للعميل: الاطلاع أو الموافقة أو التوقيع أو إرفاق ملف.
إذا كان المستند يتطلب توقيعا أو موافقة، فيجب أن يكون الإجراء متاحا مباشرة في بطاقة المستند. لا تستبدل بذلك الإرسال عبر البريد: عندها يضيع التحكم في النسخة وسجل القرار.
الأمان
وصول العميل مقيد بسياسة الشركة وجهة الاتصال. إذا احتاج الموظف إلى توسيع الوصول، فإنه يغير السياسة ويتحقق من النتيجة الفعالة. وإذا انتهى التعاون، فيجب إلغاء الربط والدعوات والقنوات الخارجية.
أسئلة العميل الشائعة
- لماذا لا أرى الطلب؟ غالبا لأنه يخص شركة أو مسارا أو جهة اتصال أخرى. اطلب من المدير فحص الربط.
- هل يمكن إضافة زميل؟ نعم، لكن عبر دعوة وحساب منفصلين.
- أين المستند النهائي؟ في قسم المستندات أو في الطلب الذي اتخذ فيه القرار.
- لماذا لم يعد الرابط يفتح؟ قد تكون الدعوة أو الوصول الخارجي انتهت صلاحيتهما أو جرى إلغاؤهما.