التوقيع والوصول الخارجي إلى الوثائق
عندما تصبح الوثيقة جاهزة، كثيرا ما يلزم عرضها أو توقيعها من الخارج: على عميل أو جهة مقابلة أو شريك. يتيح لك LadVen OS إرسال الوثيقة للتوقيع وفتح وصول خارجي آمن مباشرة من بطاقتها - من دون إرسال الملفات عبر البريد، ومع تتبع من فعل ماذا.
كيفية العمل مع الوثيقة نفسها ونسخها - في قسم الوثائق. هنا الحديث عن التوقيع والوصول الخارجي.
طلب التوقيع
من بطاقة الوثيقة يمكنك إنشاء طلب توقيع: اختيار الموقعين، وطريقة التوقيع، والمدة. بعد ذلك تدير البوابة العملية بنفسها وتعرض الحالة لكل موقع.
من يمكن تعيينه موقعا:
- عميلا عبر الإكسترانت - يوقع الموقع من بطاقة CRM المرتبطة داخل بوابة العميل؛
- شخصا خارجيا عبر رابط عام - يوقع أي شخص حصل على رابط شخصي.
لكل موقع تحفظ البوابة حالة: مدعو، أرسل، عرض، وقع، رفض أو انتهت المدة. هكذا يتضح من وقع بالفعل ومن يجب حثه.
طرق التوقيع
يدعم LadVen OS عدة طرق للتوقيع - وأي منها متاح يعتمد على إعدادات وحدة الوثائق في بوابتك:
- التأكيد داخل البوابة - يضغط الموقع «أوافق» في صفحة الوثيقة؛
- التوقيع المرسوم - يرسم الموقع توقيعه مباشرة على الشاشة؛
- رفع ملف موقع - يرفع الموقع نسخة ممسوحة أو ملف PDF موقعا؛
- خدمة توقيع خارجية - إذا وصلها المدير.
اختر الطريقة وفق متطلبات الوثيقة: للموافقة الداخلية يكفي التأكيد، وللوثائق ذات القيمة القانونية استخدم الطريقة المعتمدة في شركتك.
الروابط الشخصية للموقعين
يحصل كل موقع على رابطه الشخصي إلى صفحة التوقيع. يمكن نسخ الرابط وإرساله إلى الموقع بالطريقة المناسبة. عبر الرابط يفتح الشخص الوثيقة، ويطلع عليها، ويوقعها بالطريقة المختارة - من دون الدخول إلى البوابة الداخلية.
لا ترسل رابطا واحدا إلى عدة أشخاص: الرابط مرتبط بموقع بعينه، وعبره يتتبع فعله هو تحديدا.
النشر: العرض والتوقيع الخارجيان
إلى جانب طلب التوقيع، يمكن نشر الوثيقة - فتح وصول خارجي عبر رابط:
- للعرض - يرى المشارك الخارجي الوثيقة ويحملها؛
- للتوقيع - يجتاز المشارك الخارجي عملية التوقيع.
للنشر معايير أمان:
- كيف يمنح الوصول - عبر رابط محمي أو عبر بريد إلكتروني محدد للمستلم؛
- مدة الصلاحية - بعدها يتوقف الرابط عن العمل؛
- حد عدد مرات الفتح - يغلق الوصول بعد عدد محدد من الطلبات.
يمكن إلغاء النشر في أي لحظة - يتوقف الرابط فورا عن فتح الوثيقة. ألغِ الوصول عندما لا تعود إليه حاجة أو حين يمنح بالخطأ.
التبادل الإلكتروني: حدود صادقة
يعمل LadVen OS مع أنظمة تبادل الوثائق الإلكتروني الخارجية (مثل SBIS وDiadoc)، لكنه ليس عميلا كاملا للتبادل الإلكتروني. من المهم فهم الحدود:
- تستقبل البوابة الوثائق الواردة من التبادل الإلكتروني وتساعد على فرزها (انظر الوثائق)؛
- تتبع البوابة حالة الوثيقة في التبادل الخارجي؛
- تعطي البوابة رابطا إلى حساب النظام الخارجي للعمل التفصيلي.
أما الدورة الكاملة للتبادل الإلكتروني - إنشاء الوثائق ذات القيمة القانونية وإرسالها وتوقيعها عبر مشغل - فتجري داخل نظام التبادل الإلكتروني نفسه، لا داخل البوابة. لا تعتبر التوقيع الإلكتروني والتبادل الإلكتروني مفعلين تلقائيا: فهما إمكانيتان منفصلتان تعتمدان على الإعداد والمشغل المتصل.
ممارسات جيدة
- قبل الإرسال للتوقيع، تحقق من أن النسخة الحالية مفتوحة وأن الوثيقة تخص العميل الصحيح.
- تأكد من خلو الوثيقة من التعليقات الداخلية والملاحظات الخدمية قبل الوصول الخارجي.
- عين الموقع بالطريقة المعتمدة لهذا النوع من الوثائق.
- أرسل لكل موقع رابطه الشخصي، لا رابطا مشتركا.
- ضع مدة صلاحية وألغِ النشر عندما لا تعود إلى الوصول حاجة.
- بالنسبة للتبادل الإلكتروني، ثبت الحالة والخطوة التالية في البوابة، حتى لو انتهى الإجراء في الحساب الخارجي.
أخطاء شائعة
- إرسال نسخة قديمة من الوثيقة للتوقيع.
- فتح وصول خارجي من دون إزالة التعليقات الداخلية.
- إرسال رابط واحد إلى عدة موقعين - يضيع التتبع.
- عدم وضع مدة وعدم إلغاء النشر - يبقى الوصول مفتوحا أطول من اللازم.
- اعتبار التبادل الإلكتروني والتوقيع الإلكتروني مفعلين افتراضيا، رغم اعتمادهما على الإعداد.